Kết luận kiểm tra về tổ chức, hoạt động của Văn phòng công chứng Hàm Thuận Bắc

Thực hiện Kế hoạch số 56/KH-STP ngày 22/6/2020 của Sở Tư pháp về kiểm tra tổ chức và hoạt động hành nghề luật sư, công chứng, đấu giá, thừa phát lại, tư vấn pháp luật trên địa bàn tỉnh Bình Thuận năm 2020, vào ngày 13/7/2020 Đoàn Kiểm tra theo Quyết định số 113/QĐ-STP ngày 25/6/2020 của Sở Tư pháp (sau đây viết tắt là Đoàn kiểm tra) đã tiến hành kiểm tra Văn phòng công chứng Hàm Thuận Bắc. Qua kết quả kiểm tra tổ chức, hoạt động hành nghề và hồ sơ công chứng tại Văn phòng, Đoàn kiểm tra đã có Kết luận như sau:

Kết quả kiểm tra hồ sơ thực tế cho thấy, trong quá trình tổ chức hoạt động và hành nghề công chứng, Văn phòng thực hiện cơ bản đúng quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tại thời điểm kiểm tra, Văn phòng công chứng Hàm Thuận Bắc có 01 công chứng viên là Trưởng Văn phòng, 01 công chứng viên đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh kể từ ngày 27/4/2020. Văn phòng đã thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên theo đúng quy định tại Điều 37 Luật công chứng và Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng; các nhân viên làm việc được Văn phòng ký hợp đồng lao động, thực hiện đóng bảo hiểm và mở sổ theo dõi hợp đồng lao động theo quy định của Thông tư 06/2015/TT-BTP; văn phòng có kho lưu trữ hồ sơ đảm bảo an toàn; có thực hiện việc sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; có niêm yết nội quy hoạt động, lịch làm việc, trình tự thủ tục công chứng và phí công chứng; thực hiện tra cứu và cập nhật thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng lên cơ sở dữ liệu theo quy định; đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu sổ công chứng; hồ sơ công chứng sắp xếp gọn gàng, khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng; thu phí công chứng đúng và đủ theo quy định; trình tự, thủ tục hồ sơ công chứng thực hiện theo quy định; chấp hành các quy định về lao động, thuế, tài chính và thực hiện nghiêm túc việc báo cáo định kỳ; cơ bản khắc phục được những sai sót trong hồ sơ công chứng mà Đoàn Kiểm tra đã chỉ ra trước đây.

 Tuy nhiên, qua kiểm tra hồ sơ công chứng của Văn phòng còn một số hạn chế, tồn tại cần khắc phục như sau:

Phiếu yêu cầu công chứng chưa ghi đầy đủ thông tin trong phiếu; một số phiếu yêu cầu công chứng không phải do người yêu cầu công chứng ký; và có một số hồ sơ, công chứng viên chưa ký tiếp nhận phiếu và hồ sơ yêu cầu công chứng theo quy định tại Điều 40 của Luật Công chứng năm 2014;

Hồ sơ công chứng về Hợp đồng, giao dịch có một số hồ sơ chưa lưu đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng, đặc biệt là hợp đồng thế chấp phải lưu đầy đủ hồ sơ pháp lý của các tổ chức tín dụng (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy ủy quyền việc đại diện ký tên trong hồ sơ thế chấp,…) trong từng bộ hồ sơ công chứng; Hợp đồng ủy quyền, hợp đồng thế chấp, chuyển nhượng phải lưu đầy đủ giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm căn cứ chứng minh nguồn gốc của tài sản đăng ký thế chấp, chuyển nhượng;

Lời chứng của hợp đồng, giao dịch phải đúng theo mẫu TP-CC-20 được quy định tại Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp; Sửa lỗi kỹ thuật phải thực hiện đúng theo quy định tại khoản 3, Điều 50 Luật Công chứng;

Thực hiện chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đối với các trường hợp mà chỉ có một bên ký Giấy ủy quyền và được quy định tại điểm d, khoản 4, Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015; ngoài các trường hợp được quy định, việc ủy quyền phải xem xét kỹ nội dung và hướng dẫn người dân lập thành Hợp đồng ủy quyền và ký công chứng, lưu hồ sơ theo quy định của pháp luật;

Kiểm tra kỹ nội dung của hợp đồng, giao dịch và thông tin của các bên tham gia giao dịch (CMND, sổ hộ khẩu) trước khi thực hiện ký công chứng để hạn chế sai sót về lỗi chính tả;

Thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng theo quy định tại khoản 1, Điều 51 Luật Công chứng, trong đó có sự thỏa thuận, cam kết hủy bỏ của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và trong hồ sơ phải lưu đầy đủ các hợp đồng, giao dịch mà các bên giao kết đã công chứng trước đó;

Ghi đúng tên “Văn bản thỏa thuận phân chia di sản” theo quy định tại Điều 57 Luật Công chứng khi thực hiện công chứng việc phân chia di sản thừa kế; thời gian thực hiện niêm yết thông báo về việc thụ lý công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại UBND cấp xã phải đủ 15 ngày theo quy định của của điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ;

Chưa thực hiện cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin của hợp đồng, giao dịch sau khi công chứng viên ký công chứng theo quy định tại khoản 1, Điều 62 Luật Công chứng và theo quy định tại điều 13 của Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh để đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt động công chứng.

 Qua kết quả kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã kiến nghị yêu cầu Trưởng Văn phòng nghiêm túc rút kinh nghiệm, chấn chỉnh và khắc phục ngay những hạn chế, thiếu sót nêu trên và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng. Yêu cầu Trưởng Văn phòng công chứng tiếp tục tổ chức cho công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của Văn phòng mình nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hành nghề, cụ thể như: quán triệt nội dung Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/1/2012 của Bộ Tư pháp ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tăng cường trách nhiệm, rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp; tuân thủ nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm (đảm bảo tối thiểu là 03 ngày làm việc/năm) và đảm bảo đúng cơ quan được phép tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm theo quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 06/2015/TT-BTP; tham gia đầy đủ các hội nghị, hội thảo chuyên đề do Sở Tư pháp và Hội công chứng viên tỉnh tổ chức để ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt động hành nghề công chứng.

Phương Hà