Công khai Kết luận thanh tra hoạt động công chứng đối với 02 Văn phòng Công chứng Phú Long và Nguyễn Công Thược

Thực hiện Quyết định thanh tra số 89/QĐ-STP ngày 26/4/2023 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc Thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng công chứng Phú Long và Nguyễn Công Thược. Trên cơ sở báo cáo của Trưởng đoàn thanh tra, ngày 09/6/2023, Giám đốc Sở Tư pháp đã ký ban hành Kết luận số 304/KL-STP về kết luận thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng công chứng Phú Long và Nguyễn Công Thược.

Để thực hiện công khai kết luận thanh tra theo quy định của pháp luật thanh tra. Ngày 14/6/2023, Sở Tư pháp đã tiến hành công bố Kết luận thanh tra nêu trên đối với các đối tượng thanh tra. Tham dự buổi công bố Kết luận thanh tra có ông Nguyễn Quốc Thắng - Phó Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng đoàn thanh tra; bà Huỳnh Thị Hồng Lĩnh - Chánh Thanh tra Sở, Phó trưởng đoàn thanh tra; các thành viên Đoàn thanh tra và Trưởng Văn phòng công chứng Phú Long và Nguyễn Công Thược là đối tượng được thanh tra.

Theo kết luận thanh tra, trong thời kỳ thanh tra, 02 Văn phòng công chứng Phú Long và Nguyễn Công Thược hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; trụ sở làm việc khang trang, địa điểm thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân. Có niêm yết lịch làm việc. Mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên. Mức trần thù lao công chứng theo Quyết định 33/QĐ-UBND ngày 24/7/2015 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học; có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ. Lập, mở các loại Sổ theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng, giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận. Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; tham gia và đóng phí hội viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ. Trong quá trình hoạt động, các Văn phòng công chứng đã có ý thức chấp hành các quy định của Luật Công chứng, các văn bản khác có liên quan và tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các Văn phòng công chứng thực hiện đúng thẩm quyền, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Việc công chứng được thực hiện một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

Tuy nhiên, hoạt động của các Văn phòng Công chứng được thanh tra còn một số tồn tại, sai sót, cụ thể:

Đối với Văn phòng công chứng Phú Long:

Trang bìa Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch và Sổ chứng thực bản sao từ bản chính ghi ngày mở và khoá Sổ chưa đúng quy định. Một số hồ sơ công chứng Hợp đồng ủy quyền, sang nhượng ghi Lời chứng chưa thống nhất với tên Hợp đồng; Lời chứng của Văn bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng ủy quyền ghi chưa chính xác tên văn bản. Hồ sơ hợp đồng thế chấp, ủy quyền cho một người đại diện ký hồ sơ thế chấp (ngân hàng soạn) chưa thể hiện rõ tên của bên ủy quyền. Lời chứng một số hợp đồng thế chấp ghi không đầy đủ thông tin của Người đại diện theo pháp luật của Tổ chức tín dụng và lưu trữ không đầy đủ số Giấy tờ tùy thân. Đối với các hợp đồng, giao dịch chưa thể hiện đúng về Lời chứng đối với các trường hợp chỉ có dấu “điểm chỉ” ở “trang cuối” của Hợp đồng, giao dịch. Khi tiếp nhận hồ sơ về các văn bản thỏa thuận, khai nhận, phân chia di sản ghi ngày tiếp nhận vào Phiếu yêu cầu công chứng không đúng quy định. Đối với các hồ sơ thừa kế theo pháp luật việc niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản không đúng nội dung; giấy tờ chứng minh mối hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế chưa chặt chẽ.

Đoàn Thanh tra lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi của tổ chức hành nghề công chứng là “Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản không đúng nội dung theo quy định” theo điểm h, khoản 2, Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ và Chánh Thanh tra Sở đã ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính với số tiền phạt là 8.500.000 đồng.

Đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Công Thược:

Biển hiệu của Văn phòng công chứng chưa đúng theo Mẫu quy định. Trang bìa Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch ghi chưa đúng ngày mở và khóa sổ; nội dung của Sổ ghi chưa đầy đủ thông tin theo Mẫu sổ đã được quy định. Việc cập nhật hồ sơ công chứng vào CSDL còn chậm. Phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định. Lời chứng của Giấy ủy quyền còn sử dụng lời chứng của Hợp đồng ủy quyền; Lời chứng một số Hợp đồng thế chấp ghi không đầy đủ thông tin số Giấy đăng ký kinh doanh của Tổ chức tín dụng và số Giấy tờ tùy thân của Người đại diện theo pháp luật của Tổ chức tín dụng. Đối với các Hợp đồng, giao dịch chưa thể hiện đúng về Lời chứng đối với các trường hợp chỉ có dấu “điểm chỉ” ở “trang cuối” của Hợp đồng, giao dịch; về tiêu đề Lời chứng ghi thêm một số cụm từ khác vào tiêu đề Lời chứng dẫn đến dư thừa không đúng mẫu. Đối với các thừa kế theo pháp luật việc niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản không đúng nội dung và giấy tờ chứng minh mối hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế chưa chặt chẽ.

Đoàn Thanh tra lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi của tổ chức hành nghề công chứng là “Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản không đúng nội dung theo quy định” theo điểm h, khoản 2, Điều 16 của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 Chính phủ và hành vi công chứng viên “công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định” theo điểm b, khoản 1, Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP và Chánh Thanh tra Sở đã ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính với số tiền phạt là 10.500.000 đồng.

Kết thúc buổi công bố, Phó Giám đốc Sở Tư pháp - Trưởng Đoàn thanh tra đã yêu cầu 02 Văn phòng công chứng Phú Long và Nguyễn Công Thược lưu ý tăng cường hướng dẫn người yêu cầu công chứng kê khai giá chuyển nhượng trên hợp đồng đúng với giá thực tế giao dịch chuyển nhượng; trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu người tham gia giao dịch kê khai lại giá chuyển nhượng thì phải sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch. Đồng thời yêu cầu các Văn phòng Công chứng phải rà soát, chấn chỉnh, rút kinh nghiệm và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra, không để xảy ra các sai phạm tương tự trong hoạt động công chứng thời gian tới và chỉ đạo Thanh tra Sở giám sát việc thực hiện các nội dung đã chỉ ra trong Kết luận thanh tra đối với các đối tượng được thanh tra./.

                                                                                                    Lâm Hương