Công bố và thực hiện công khai Kết luận thanh tra chuyên ngành đối với các tổ chức hành nghề công chứng năm 2024

Thực hiện nhiệm vụ về công tác thanh tra chuyên ngành năm 2024, ngày 19/8/2024, Chánh Thanh tra Sở Tư pháp tỉnh Bình Thuận đã ban hành Quyết định thanh tra số 01/QĐ-TTr về thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động đối với 02 Văn phòng công chứng Nguyễn Phúc và Đặng Thùy Dương.

Theo đó, Đoàn Thanh tra theo Quyết định số 01/QĐ-TTr đã tiến hành thanh tra việc chấp hành quy định pháp luật trong lĩnh vực công chứng tại Văn phòng công chứng Nguyễn Phúc và Đặng Thùy Dương và báo cáo Chánh Thanh tra Sở Tư pháp về kết quả thanh tra theo quy định. Xét Báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn Thanh tra, ngày 11/10/2024, Chánh Thanh tra Sở Tư pháp đã ban hành Kết luận thanh tra số 09/KL-TTr về việc Thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng công chứng Nguyễn Phúc và Đặng Thùy Dương.

Ngày 16/10/2024, Thanh tra Sở Tư pháp đã tiến hành công bố và thực hiện công khai Kết luận thanh tra chuyên ngành đối với các Văn phòng công chứng. Kết luận thanh tra thể hiện: Các Văn phòng công chứng hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc; mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính và Quyết định 33/2015/QĐ-UBND ngày 24/7/2015 của UBND tỉnh Bình Thuận. Thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học; có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ. Lập, mở các loại Sổ theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng, giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng. Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, tham gia và đóng phí hội viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ theo quy định. Trong quá trình hoạt động các Văn phòng công chứng đã có ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về Luật công chứng, các văn bản khác có liên quan và tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các Văn phòng công chứng công chứng đúng thẩm quyền, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Việc công chứng được thực hiện một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

Quang cảnh buổi công bố Kết luận thanh tra

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng, các Văn phòng công chứng vẫn còn một số tồn tại, thiếu sót, sai phạm như sau:  Một số hồ sơ công chứng còn trường hợp lưu trữ thiếu hồ sơ theo quy định tại Điều 40, 41 của Luật công chứng; Phiếu yêu cầu công chứng đối với các hồ sơ thừa kế ghi thời gian tiếp nhận hồ sơ sau khi đã thực hiện xong các thủ tục thông báo niêm yết; tên Thông báo niêm yết về di sản ghi chưa đầy đủ; đối với đất được cấp cho hộ gia đình chưa xác nhận thêm thông tin về các thành viên trong hộ.Việc cập nhật thông tin hồ sơ đã ký chứng nhận lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại một số hợp đồng, giao dịch còn chậm trễ, chưa đảm bảo thời gian quy định tại Điều 14 của Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận; Hợp đồng ủy quyền chưa thực hiện lưu bản chính hoặc bản có chứng thực (trường hợp do văn phòng công chứng khác thực hiện); rà soát thông tin và sửa lỗi kỹ thuật không đánh thêm số thứ tự để chú thích.

Đồng thời, trong quá trình thanh tra, căn cứ theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính, người có thẩm quyền đã lập Biên bản vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm hành chính của các Văn phòng công chứng; Chánh Thanh tra Sở Tư pháp đã ban hành Quyết định về xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm của các Văn phòng công chứng theo quy định pháp luật.

Bên cạnh đó, theo Kết luận thanh tra, Đoàn Thanh tra đã chấn chỉnh, nhắc nhở và yêu cầu các Văn phòng Công chứng chấm dứt, khắc phục ngay hạn chế, thiếu soát, sai phạm và chấp hành nghiêm các quy định pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực. Thực hiện đúng quy định pháp luật về trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch; thời hạn công chứng; thẩm quyền công chứng; nghĩa vụ của Công chứng viên và báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra bằng văn bản gửi về Sở Tư pháp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày công bố Kết luận thanh tra và kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập của pháp luật trong lĩnh vực công chứng về Hội Công chứng viên tỉnh Bình Thuận và Sở Tư pháp để được hướng dẫn, tháo gỡ nhằm góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

Hồng Lĩnh