Công khai Kết luận thanh tra hoạt động công chứng đối với 03 Văn phòng Công chứng Đức Linh, La Gi và Trần Ngạn
Công khai Kết luận thanh tra hoạt
động công chứng đối với 03 Văn phòng Công chứng Đức Linh, La Gi và Trần Ngạn
Thực
hiện Quyết định số 48/QĐ-STP ngày 14/3/2023 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc
thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động tại 03 Văn phòng công chứng: Đức Linh, La Gi và Trần Ngạn. Trên cơ sở báo cáo của
Trưởng đoàn thanh tra, ngày 08/5/2023, Giám đốc Sở đã ký ban hành Kết luận số 235/KL-STP
về việc thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 03 Văn phòng công chứng
Đức Linh, La Gi và Trần Ngạn.
Để thực hiện công khai kết luận thanh tra theo quy định của pháp
luật thanh tra. Ngày 16/5/2023, Sở Tư pháp đã tiến hành công bố Kết luận thanh
tra nêu trên đối với các đối tượng thanh tra. Tham dự buổi công bố kết luận
thanh tra có bà Phạm Thị Minh Hiếu - Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng đoàn thanh tra;
bà Huỳnh Thị Hồng Lĩnh - Chánh Thanh tra Sở, Phó trưởng đoàn thanh tra; các
thành viên Đoàn thanh tra và 03 Trưởng Văn phòng công chứng Đức Linh, La Gi và Trần Ngạn.
Theo kết luận thanh tra, trong
thời kỳ thanh tra, 03 Văn phòng công chứng có trụ sở làm việc
khang trang, địa điểm thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân. Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo
quy định; có niêm yết lịch làm việc. Mức thu phí công chứng thực hiện
theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy
định mức thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định
tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động
văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; mức trần thù lao công chứng
theo Quyết định số 33/QĐ-UBND ngày 24/7/2015 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc
quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm
nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên
khi hành nghề. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học; có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ. Lập, mở các loại Sổ theo quy định
của pháp luật về công chứng, chứng thực. Thực hiện cập nhật đầy đủ
thông tin hợp đồng, giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế
quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày
26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận.
Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định;
tham
gia và đóng phí hội
viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ. Trong
quá trình hoạt động các Văn phòng công chứng đã có ý thức chấp hành các quy định
của pháp luật về Luật công chứng, các văn bản khác có liên quan và tuân thủ quy
tắc đạo đức hành nghề công chứng. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công
chứng viên của các Văn phòng công chứng công chứng đúng thẩm quyền, không vi phạm
pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Việc công chứng được thực hiện một cách
nhanh chóng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.
Mặc dù có những ưu điểm
như trên, nhưng hoạt động của các Văn phòng Công chứng được thanh tra vẫn còn một
số sai sót, cụ thể:
- Đối với Văn phòng công chứng Đức Linh
Phiếu yêu cầu công chứng chưa ký tên đầy đủ của người nhận phiếu, Sổ
theo dõi hợp đồng, giao dịch chưa đóng dấu giáp lai; một số lưu trữ hồ sơ không
đầy đủ (thiếu giấy đăng ký kết hôn). Đối với Văn bản thỏa thuận tài sản riêng,
giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, hồ sơ khai nhận và thỏa thuận phân chia di sản
Tên Thông báo niêm yết thụ lý công chứng chưa đúng theo quy định; Tên văn bản thỏa thuận sửa đổi, bổ
sung, hủy bỏ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất ghi chưa đầy đủ theo quy
định. Hồ sơ công chứng Hợp đồng thế chấp và sửa đổi bổ sung hợp đồng thế
chấp không lưu hồ sơ pháp lý Ngân hàng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất….
Đoàn
Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi của tổ chức
hành nghề công chứng là Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định tại điểm đ
khoản 1 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ và Chánh Thanh tra Sở đã
ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính 5.000.000 đồng.
- Đối với Văn phòng công chứng La Gi
Sổ
công chứng hợp đồng, giao dịch tại Trang bìa không
ghi “Khoá sổ ngày...”. Việc cập nhật
thông tin hợp đồng, giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng Văn phòng chưa nhập đầy đủ thông tin của
người yêu cầu công chứng. Lời chứng một số hợp đồng thế chấp ghi chưa đầy đủ thông tin Giấy đăng
ký kinh doanh, ngày cấp, nơi cấp của Tổ chức tín dụng; lời chứng còn ghi thêm một
số thông tin như: Hợp đồng ủy quyền, Giấy ủy quyền, quyết định bổ nhiệm, xác nhận
tình trạng hôn nhân….; việc sửa lỗi kỹ thuật chưa đúng quy định của Luật công
chứng; đánh số thứ tự trang trong văn bản công chứng chưa đầy đủ (đánh thiếu
trang); công chứng bản dịch không có phiếu yêu cầu công chứng; Hồ sơ thế chấp lưu
trữ không đầy đủ giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức tín dụng, giấy tờ chứng
minh quan hệ hôn nhân…
Đoàn
Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi của tổ chức
hành nghề công chứng là Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định tại điểm đ
khoản 1 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ và Chánh Thanh tra Sở đã
ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính 5.000.000 đồng.
- Đối với Văn phòng công chứng Trần Ngạn
Ngày mở Sổ ghi chưa đúng. Việc cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch
lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng chưa
cập nhật ngay khi ký công chứng. Việc sửa lỗi kỹ thuật chưa quy định của Luật công
chứng; một số hồ sơ lưu trữ lưu không đầy đủ giấy
tờ chứng minh quan hệ hôn nhân; hợp đồng, giao dịch chuyển nhượng thông qua người
đại diện theo uỷ quyền còn lưu bản sao (hợp đồng uỷ quyền do tổ chức hành nghề
công chứng khác ký); đánh số thứ tự trang
trong văn bản công chứng chưa đầy đủ; Lời chứng một số hợp đồng thế chấp chưa
ghi đầy đủ thông tin Giấy đăng ký kinh doanh, ngày cấp, nơi cấp của Tổ chức tín
dụng; thông tin của Người đại diện theo pháp luật của Tổ chức tín dụng chưa ghi
đầy đủ giấy tờ tùy thân. Hồ sơ khai nhận và thỏa thuận phân chia di sản lưu ý
Tên Thông báo niêm yết thụ lý công chứng; về thời gian nhận hồ sơ đối với các
văn bản thỏa thuận, khai nhận, phân chia di sản ghi chưa đúng thời gian nhận
vào Phiếu yêu cầu công chứng. Văn bản thỏa thuận hủy bỏ đối với các Hợp đồng
như: Tặng cho quyền sử dụng đất, chuyển nhượng quyền sử dụng đất….chưa ghi đầy
đủ tên Hợp đồng được hủy bỏ…
Đoàn
Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi của tổ chức
hành nghề công chứng là Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định tại điểm đ
khoản 1 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ và Chánh Thanh tra Sở đã
ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính 5.000.000 đồng.
Kết thúc buổi công bố,
Giám đốc Sở Tư pháp đã yêu cầu 03 Văn phòng công chứng Đức Linh, La Gi và Trần Ngạn lưu ý tăng cường
hướng dẫn người yêu cầu công chứng kê khai giá chuyển nhượng trên hợp đồng đúng
với giá thực tế giao dịch chuyển nhượng, trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu người
tham gia giao dịch kê khai lại giá chuyển nhượng thì phải sửa đổi, bổ sung hợp
đồng giao dịch. Đồng thời yêu cầu các Văn phòng Công chứng phải rà soát, chấn
chỉnh, rút kinh nghiệm và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục
những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra, không để xảy ra sai phạm trong
hoạt động công chứng thời gian tới. Đồng thời, Giám đốc Sở chỉ đạo Thanh
tra Sở tăng cường công tác thanh tra, nhất là công tác kiểm tra sau thanh tra
việc thực hiện Kết luận thanh tra để hoạt động công chứng đi vào nề nếp./.
Lâm Hương