Công khai Kết luận thanh tra tổ chức và hoạt động Thừa phát lại đối với 02 Văn phòng Thừa phát lại Phan Thiết và Bình Thuận

Thực hiện Quyết định số 153/QĐ-STP ngày 22/7/2022 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc Thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng phát lại: Phan Thiết và Bình Thuận. Trên cơ sở báo cáo của Trưởng đoàn thanh tra, ngày 31/8/2022, Giám đốc Sở đã ký ban hành Kết luận số 474/KL-STP về việc thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng Thừa phát lại  Phan Thiết và Bình Thuận.

Để thực hiện công khai kết luận thanh tra theo quy định của pháp luật thanh tra. Ngày 07/9/2022, Sở Tư pháp đã tiến hành công bố Kết luận thanh tra nêu trên đối với các đối tượng thanh tra. Tham dự buổi Công bố kết luận thanh tra có ông Đặng Văn Đào - Phó Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng đoàn thanh tra; bà Huỳnh Thị Hồng Lĩnh- Chánh Thanh tra Sở, Phó trưởng đoàn thanh tra; các thành viên Đoàn thanh tra và 02 Trưởng Văn phòng Thừa phát lại Phan Thiết và Bình Thuận là đối tượng được thanh tra tham dự.

Theo kết luận thanh tra, trong thời kỳ thanh tra, 02 Văn phòng Thừa phát lại Phan Thiết và Bình Thuận đã triển khai, tổ chức thực hiện các hoạt động theo đúng quy định của pháp luật về Thừa phát lại; Văn phòng đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho thừa phát lại; thực hiện việc cấp Thẻ thừa phát lại theo đúng quy định của pháp luật; có thực hiện niêm yết lịch làm việc, thủ tục, chi phí thực hiện công việc Thừa phát lại, nội quy tiếp người yêu cầu tại trụ sở Văn phòng theo đúng quy định tại khoản 2, Điều 18 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020. Hồ sơ, tài liệu của Văn phòng được lưu trữ gọn gàng; có kho lưu trữ theo quy định; có lập mở đầy đủ các loại sổ theo dõi công việc Thừa phát lại theo đúng Mẫu quy định, có thực hiện khóa sổ, Trưởng Văn phòng ký tên và đóng dấu Văn phòng khi hết năm; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ cho Sở Tư pháp theo đúng quy định. Văn phòng Thừa phát lại Bình Thuận đã ký hợp đồng dịch vụ tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu với TAND các cấp, theo đó tống đạt 3.996 văn bản. Đa số vi bằng được lập đúng hình thức, nội dung, trình tự, thủ tục và thẩm quyền theo quy định tại Điều 36, 39, 40 của Nghị định 08/2020/NĐ-CP.

 Tuy nhiên, hoạt động của các Văn phòng Thừa phát lại được thanh tra còn có một số sai sót, cụ thể:

*  Đối với Văn phòng Thừa phát lại Phan Thiết:

- Văn phòng lập, mở các loại sổ theo dõi vi bằng và sổ theo dõi hợp đồng lao động chưa đúng Mẫu quy định tại Thông tư số 05/2020/TT-BTP ngày 28/8/2020 của Bộ Tư pháp.

- Trong kỳ thanh tra, Văn phòng chưa thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm. Tuy nhiên, do năm 2021 xảy ra dịch bệnh Covid-19 nên không tổ chức bồi dưỡng, năm 2022 chưa mở lớp bồi dưỡng.

- Một số vi bằng lưu tài liệu chứng minh chưa đầy đủ: Thiếu mặt sau Giấy đăng ký kinh doanh (Công ty Hưng Phú); thiếu Giấy đăng ký kinh doanh của Công ty Cổ phần Kinh doanh khí miền Nam.

- Một số vi bằng ghi nhận hiện trạng đất (mục đích để giao quyền quản lý, sử dụng và định đoạt, làm con đường nội bộ đi chung, ranh giới đất, nhà…) nhưng nội dung vi bằng còn thể hiện thêm thông tin trình bày của các bên về nguồn gốc đất là do các bên đã tự mua bán, tặng cho,…trước đó; đồng thời, không có tài liệu, giấy tờ đất đai kèm theo.

- Vi bằng lập ghi nhận hiện trạng nhưng hình ảnh kèm theo là giao nhận tiền giữa các bên là không trùng khớp với nội dung của sự kiện, hành vi được lập. Bởi vì hành vi “ Lập tài liệu kèm theo vi bằng không phù hợp với thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng theo quy định”.

- Lập vi bằng của một thửa đất nhưng ghi nhận phần quyền của 02 người khác nhau và không lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Vi bằng được Thừa phát lại lập tại Văn phòng Thừa phát lại Phan Thiết nhưng thời gian kết thúc sự kiện, hành vi lập vi bằng không thống nhất.

- Một số vi bằng có từ 02 trang trở lên không được đánh số thứ tự đầy đủ, còn bỏ trống hoặc không đánh số trang.

- Một số Hợp đồng dịch vụ chưa đúng bố cục, việc đánh số thứ tự về Điều khoản của hợp đồng không theo thứ tự của số tự nhiên, còn thiếu Điều khoản. Đồng thời, hầu hết hình ảnh chú thích kèm theo vi bằng thể hiện sự có mặt đầy đủ giữa các bên yêu cầu lập vi bằng, những người có liên quan nhưng thiếu hình ảnh chứng kiến của Thừa phát lại; hình ảnh chú thích một số vi bằng không đúng với sự kiện, hành vi được lập (hình ảnh ghi nhận trong căn nhà, sự kiện là ghi nhận mốc ranh, ranh đất).

- Đa số các vi bằng có phần chữ ký của Thừa phát lại và các bên tham gia đều ở trang riêng (trang cuối); có vi bằng còn chừa trống một đoạn tại trang trước liền kề của trang các bên ký, điều này không đảm bảo đúng hình thức, thể thức của một văn bản (vi bằng). Có vi bằng là “người chứng kiến” nhưng ký tên vào phần ký tên dành cho “người tham gia”.

Từ thực tế kiểm tra hồ sơ và qua ý kiến giải trình của Thừa phát lại, Đoàn Thanh tra thống nhất nhắc nhở, chấn chỉnh và đề nghị Văn phòng Thừa phát lại khắc phục trong thời gian sớm nhất.

*  Đối với Văn phòng Thừa phát lại Bình Thuận:

- Văn phòng chưa thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm là không đúng theo quy định. Tuy nhiên, do năm 2021 xảy ra dịch bệnh Covid-19 nên không tổ chức bồi dưỡng, năm 2022 chưa mở lớp bồi dưỡng; mua bảo hiểm cho Thừa phát lại chưa được kịp thời.

- Công tác lưu trữ hồ sơ chưa thật sự khoa học, các Hợp đồng dịch vụ lập vi bằng lưu riêng mà không lưu kèm theo từng bộ hồ sơ của vi bằng, gây khó khăn trong việc tìm kiếm, tra cứu.

- Một số Vi bằng đã lập Văn phòng gửi về Sở Tư pháp để vào sổ đăng ký quá 3 ngày làm việc.

- Hầu hết các vi bằng do Thừa phát lại của Văn phòng lập là ghi nhận sự kiện, hiện trạng đất và buổi làm việc giữa các bên liên quan đến thửa đất: Nội dung vi bằng ghi nhận nhiều sự kiện, hành vi và thông tin không liên quan đến sự kiện, hành vi được lập, cụ thể như ghi nhận lời trình bày của các bên về nguồn gốc đất, lời cam đoan, cắm mốc thửa đất và giao nhận tiền, cam đoan con cháu đời sau không can thiệp vào phần đất đã giao cho đối tượng được quản lý, sử dụng, định đoạt và thể hiện sự nhận chuyển nhượng giữa 2 bên trong vi bằng, không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất của bên yêu cầu lập vi bằng, nội dung thỏa thuận liên quan đến phần vốn góp đối với phần quyền sử dụng đất được tặng cho ….là không đúng quy định.

- Các tài liệu kèm theo, hình ảnh chú thích trong vi bằng còn thiếu hình ảnh chứng kiến của Thừa phát lại .

- Về hồ sơ tống đạt: Hợp đồng dịch vụ tống đạt và Phụ lục kèm theo Hợp đồng dịch vụ tống đạt không đúng Mẫu quy định tại Thông tư số 05/2020/TT-BTP ngày 28/8/2020 của Bộ Tư pháp. Thời gian nhận và thực hiện việc tống đạt chưa đúng theo quy định.

+ Thời gian tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu và thông báo kết quả tống đạt hoàn thành cho TAND đa phần là quá thời hạn quy định của Bộ Luật tố tụng dân sự năm 2015 và Nghị định số 08/2020/NĐ-CP.

+ Về lưu trữ: Hợp đồng dịch vụ tống đạt, Phụ lục và Biên bản bàn giao kết quả tống đạt không lưu chung thành 01 bộ hồ sơ lưu trữ tại Văn phòng mà lưu riêng lẻ gây khó khăn trong việc kiểm tra hồ sơ và tra cứu.

Từ thực tế kiểm tra hồ sơ và qua ý kiến giải trình của Trưởng Văn phòng Thừa phát lại, Đoàn Thanh tra hội ý thống nhất nhắc nhở, chấn chỉnh và đề nghị Văn phòng Thừa phát lại khắc phục trong thời gian sớm nhất.

Kết thúc cuộc họp, Trưởng đoàn thanh tra đã yêu cầu các Văn phòng Thừa phát lại phải rà soát, chấn chỉnh, rút kinh nghiệm và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra, không để xảy ra sai phạm trong hoạt động Thừa phát lại thời gian tới. Đồng thời chỉ đạo Thanh tra Sở rà soát, kiểm tra, theo dõi các Văn phòng Thừa phát lại khắc phục các tồn tại, hạn chế đã nêu trong Kết luận thanh tra để hoạt động Thừa phát lại đi vào nề nếp./.

                                                                                                    Lâm Hương