Công khai Kết luận thanh tra hoạt động công chứng đối với Văn phòng Công chứng Phạm Văn Bắc
Công khai Kết luận thanh tra hoạt
động công chứng đối với Văn phòng Công chứng Phạm Văn Bắc
Thực
hiện Quyết định số 30/QĐ-STP ngày 02/3/2022 của Sở Tư pháp về việc thanh tra
chuyên ngành về tổ chức và hoạt động tại văn phòng công chứng Phạm Văn Bắc. Trên
cơ sở báo cáo của Trưởng Đoàn thanh tra, ngày 14/4/2022, Giám đốc Sở đã ký ban
hành Kết luận số 186/KL-STP về việc thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động
tại Văn phòng công chứng Phạm Văn Bắc.
Để thực hiện công khai kết luận thanh tra theo quy định của pháp
luật thanh tra. Ngày 15/4/2022, Sở Tư pháp đã tiến hành công bố Kết luận thanh
tra nêu trên đối với các đối tượng thanh. Tham dự buổi Công bố kết luận thanh
tra có bà Phạm Thị Minh Hiếu - Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng đoàn thanh tra; bà
Huỳnh Thị Hồng Lĩnh - Chánh Thanh tra Sở, Phó trưởng đoàn thanh tra; các thành
viên Đoàn thanh tra và Công chứng viên hợp danh Văn phòng công chứng Phạm Văn
Bắc là đối tượng được thanh tra tham dự.
Theo kết luận thanh tra, trong
thời kỳ thanh tra Văn phòng công chứng Phạm Văn Bắc có trụ
sở làm việc khang trang, địa điểm thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người
dân. Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công
chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc; mức thu phí công chứng
theo quy định. Thực hiện đầy đủ việc
mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho
Công chứng viên; Công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Hồ
sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học; có kho lưu trữ hồ sơ
công chứng đầy đủ. Lập, mở đầy đủ các loại Sổ theo quy định của pháp luật về
công chứng, chứng thực. Thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng,
giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế quản lý, sử dụng
cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công
chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; tham gia và đóng phí hội
viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ
theo quy định. Trong quá trình hoạt động, Văn phòng công chứng đã có ý thức chấp
hành các quy định của pháp luật về công chứng và tuân thủ quy tắc đạo đức hành
nghề công chứng. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được Công chứng viên của
các Văn phòng công chứng đúng thẩm quyền, không vi phạm pháp luật, không trái đạo
đức xã hội. Việc công chứng được thực hiện một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời
theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.
Bên cạnh những ưu điểm như trên, hoạt động của Văn phòng Công
chứng được thanh tra vẫn còn một số sai sót, cụ thể:
- Việc mở các
loại sổ công chứng tuy có thực hiện nhưng không đúng Mẫu, chưa đánh số thứ tự từng
trang. Không
lưu đầy đủ Phiếu yêu cầu công chứng; trong Phiếu yêu cầu công chứng, Công chứng
viên không ký và ghi rõ họ tên vào phần nhận Phiếu yêu cầu công chứng. Một số hợp
đồng thế chấp lưu không đầy đủ hồ sơ pháp lý ngân hàng như: Giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh, Quyết định bổ nhiệm hoặc Giấy ủy quyền và CMND của người đại
diện theo pháp luật của ngân hàng. Một số Hợp đồng ủy quyền vay vốn Ngân hàng của
hộ gia đình (có ghi nội dung: có
bảo đảm tài sản để xử lý nợ vay hoặc thế chấp quyền sử dụng đất để bảo đảm nợ
vay) nhưng không lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ chứng
minh mối quan hệ hôn nhân, nhân thân. Một số Hợp đồng ủy quyền, chuyển nhượng,
thế chấp tài sản… lưu thiếu Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, lưu thiếu Giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, giấy xác nhận quan hệ hôn nhân, lưu thiếu giấy tờ tùy
thân của người yêu cầu công chứng (CMND) của bên chuyển nhượng và Giấy tờ tùy
thân của người làm chứng. Một số hồ sơ công chứng còn lưu chung 02 bộ hồ sơ. Việc
ghi lời chứng của một số hợp đồng thế chấp ghi tên 2 Ngân hàng, không ghi ngày
cấp, nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Việc đánh số thứ tự từng trang trong hợp đồng, giao dịch
còn thiếu. Sửa lỗi kỹ thuật không đúng quy định như dùng bút xóa để sửa.
- Một số hồ sơ công chứng Văn bản thỏa thuận
phân chia di sản, Văn bản khai nhận di sản, công chứng viên công chứng sử dụng
tên gọi Văn bản và tên Thông báo niêm yết việc thụ lý không đúng quy định.
- Bên cạnh đó,
có trường hợp Văn phòng công chứng Hợp đồng thế chấp khi Giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất chưa thực hiện đăng ký biến động để cập nhật lại thông tin về ngày
cấp CMND (chỉ sử dụng Giấy cam kết) là không đúng quy định.
Từ những
sai sót nêu trên, Đoàn Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối
với hành vi của tổ chức hành nghề công chứng là Lưu trữ hồ sơ công chứng không
đúng quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày
15/7/2020 của Chính phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư
pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản
doanh nghiệp, hợp tác xã. Chánh
thanh tra Sở đã ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính 7.000.000 đồng
Đối với các thiếu sót, hạn chế còn lại, Đoàn
Thanh tra thống nhất nhắc nhở và đề nghị Văn phòng công chứng khắc phục trong
thời gian sớm nhất.
Kết thúc cuộc họp, Giám
đốc Sở Tư pháp đã yêu cầu Văn phòng Công chứng phải rà soát, chấn
chỉnh, rút kinh nghiệm và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục
những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra, không để xảy ra sai phạm trong
hoạt động công chứng thời gian tới, đồng thời chỉ đạo Thanh tra Sở lưu ý sau
khi Kết luận được ban hành phải tiến hành theo dõi, giám sát, kiểm tra nghiêm
túc việc thực hiện Kết luận thanh tra để hoạt động công chứng đi vào nề nếp./.
Lâm Hương