Công khai Kết luận thanh tra hoạt động công chứng đối với 03 Văn phòng Công chứng Thông Văn Niên, Nguyễn Văn Lâm và Phan Thiết

03/06/2022

Công khai Kết luận thanh tra hoạt động công chứng đối với 03 Văn phòng Công chứng Thông Văn Niên, Nguyễn Văn Lâm và Phan Thiết

Thực hiện Quyết định số 69/QĐ-STP ngày 15/4/2022 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc Thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 03 Văn phòng công chứng: Thông Văn Niên, Nguyễn Văn Lâm và Phan Thiết. Trên cơ sở báo cáo của Trưởng đoàn thanh tra, ngày 26/5/2022, Giám đốc Sở Tư pháp đã ký ban hành Kết luận số 266/KL-STP về việc thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 03 Văn phòng công chứng Thông Văn Niên, Nguyễn Văn Lâm và Phan Thiết.

Ông Nguyễn Quốc Thắng – Trưởng đoàn Thanh tra phát biểu tại buổi công bố Kết luận thanh tra các VPCC

Để thực hiện công khai kết luận thanh tra theo quy định của pháp luật thanh tra. Ngày 27/5/2022, Sở Tư pháp đã tiến hành công bố Kết luận thanh tra nêu trên đối với các đối tượng được thanh tra. Tham dự buổi công bố kết luận thanh tra có ông Nguyễn Quốc Thắng - Phó Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng đoàn thanh tra; bà Huỳnh Thị Hồng Lĩnh - Chánh Thanh tra Sở, Phó trưởng Đoàn thanh tra; các thành viên Đoàn thanh tra và đại diện các Văn phòng công chứng Thông Văn Niên, Nguyễn Văn Lâm và Phan Thiết là đối tượng được thanh tra tham dự.

Theo kết luận thanh tra, trong thời kỳ thanh tra, 03 Văn phòng công chứng có trụ sở hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; trụ sở làm việc khang trang, địa điểm thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân. Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc; mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; mức trần thù lao công chứng theo Quyết định 33/2015/QĐ-UBND ngày 24/7/2015 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học; có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ. Lập, mở các loại Sổ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng, giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận. Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; tham gia và đóng phí hội viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ theo quy định. Trong quá trình hoạt động các Văn phòng công chứng đã có ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về Luật công chứng, các văn bản khác có liên quan và tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các Văn phòng công chứng công chứng đúng thẩm quyền, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Việc công chứng được thực hiện một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Các Văn phòng công chứng hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; trụ sở làm việc khang trang, địa điểm thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân. Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc; mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; mức trần thù lao công chứng theo Quyết định 33/QĐ-UBND ngày 24/7/2015 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học; có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ. Lập, mở các loại Sổ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng, giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận. Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; tham gia và đóng phí hội viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ theo quy định. Trong quá trình hoạt động các Văn phòng công chứng đã có ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về Luật công chứng, các văn bản khác có liên quan và tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các Văn phòng công chứng công chứng đúng thẩm quyền, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Việc công chứng được thực hiện một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

Tuy nhiên, hoạt động của các Văn phòng Công chứng được thanh tra còn một số hạn chế, sai sót, cụ thể:

- Đối với Văn phòng công chứng Thông Văn Niên

+ Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch chưa ghi thông tin đối với cột tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch theo Mẫu quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp.

+ Phiếu yêu cầu công chứng không ghi thời gian tiếp nhận hồ sơ công chứng, không điền thông tin danh mục các giấy tờ gửi kèm theo và Công chứng viên chưa ký vào Phiếu yêu cầu công chứng.

+ Hầu hết các hợp đồng thế chấp tài sản không lưu giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức tín dụng; có hồ sơ thế chấp không lưu hồ sơ pháp lý của tổ chức tín dụng; không lưu giấy đăng ký kết hôn của hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất và hợp đồng tặng cho xe mô tô. Hợp đồng tặng cho không lưu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bên tặng cho. Hợp đồng ủy quyền đối với đất hộ gia đình, vợ ủy quyền cho chồng để vay vốn nhưng không lấy ý kiến của các con trong gia đình. Văn bản hủy bỏ hợp đồng vay tiền có bảo đảm tài sản thế chấp bằng quyền sử dụng đất nhưng không lưu hợp đồng ủy quyền; lưu nhầm “số” của văn bản hủy bỏ hợp đồng vay tiền.

+ Một số lời chứng của hợp đồng ủy quyền ghi sai về tổng số tờ, số trang; lời chứng ghi thiếu cụm từ “trong phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định”. Đa số các hợp đồng thế chấp ghi lời chứng đối với bên nhận thế chấp (các tổ chức tín dụng) chưa đầy đủ, còn thiếu nội dung.

+ Việc đánh số trang còn nhầm lẫn, không theo thứ tự

Các thiếu sót, hạn chế còn tồn tại, Đoàn Thanh tra thống nhất nhắc nhở và đề nghị Văn phòng công chứng khắc phục các nội dung còn sai sót trong thời gian sớm nhất.

- Đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Lâm

+ Sổ chứng thực chữ ký năm 2021 và năm 2022 chưa đúng Mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ và Sổ theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch từ ngày 26/3/2021 chưa đúng Mẫu quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp.

+ Hồ sơ Phụ lục sửa đổi, bổ sung hợp đồng thế chấp không lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Hợp đồng ủy quyền không lưu giấy tờ tùy thân của bên nhận ủy quyền; Hợp đồng mua bán xe không lưu giấy tờ tùy thân của bên mua. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và Hợp đồng thế chấp vay vốn của tổ chức tín dụng không lưu bản chính của hợp đồng ủy quyền; Hợp đồng ủy quyền có căn cứ hợp đồng chuyển nhượng của VPCC Nguyễn Văn Lâm nhưng trong hồ sơ không lưu bản photo của hợp đồng chuyển nhượng này. Hầu hết các Hợp đồng thế chấp đều không lưu hồ sơ pháp lý của tổ chức tín dụng (như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy ủy quyền hoặc bổ nhiệm, giấy tờ tùy thân của người đại diện).

+ Việc ghi tiêu đề lời chứng của hầu hết các Hợp đồng thế chấp không đúng theo Mẫu hướng dẫn tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP, còn trường hợp sử dụng sử dụng Mẫu lời chứng của Thông tư số 06/2015/TT-BTP.

+ Một số ít hồ sơ còn bỏ sót chữ ký của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và bỏ sót việc đánh số thứ tự từng trang.

+ Một số hồ sơ hợp đồng, giao dịch sau khi công chứng viên ký chứng nhận chưa cập nhật kịp thời và chưa đúng thời gian quy định tại Điều 14 Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận.

Đoàn Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng là: Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định tại điểm đ, khoản 1, Điều 16 của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của chính phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã. Chánh thanh tra Sở đã ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính với mức tiền phạt là 5.000.000đ. Đồng thời, Văn phòng đã chấp hành và thực hiện xong Quyết định xử phạt vi phạm hành chính nêu trên.

- Văn phòng công chứng Phan Thiết

+ Chưa lập, mở sổ theo dõi việc sử dụng lao động theo Mẫu quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp; Sổ theo dõi chứng thực chữ ký chưa đúng mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ; Sổ theo dõi chứng thực bản sao từ bản chính chưa ghi thông tin cột lệ phí chứng thực theo Mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ. Sổ theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch từ ngày 26/3/2021 chưa đúng Mẫu quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp.

+ Hầu hết các Hợp đồng thế chấp đều không lưu hồ sơ pháp lý của tổ chức tín dụng; Văn bản hủy bỏ hợp đồng chuyển nhượng lưu không đúng hợp đồng chuyển nhượng được hủy bỏ; Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất lưu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ghi không đúng mục đích giao dịch.

+ Một số ít Hợp đồng không đánh số thứ tự trang và số trang đầy đủ theo quy định; Lời chứng ghi chưa đúng theo Mẫu hướng dẫn tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp. Một số hồ sơ hợp đồng, giao dịch sau khi công chứng viên ký chứng nhận chưa cập nhật kịp thời và chưa đúng thời gian quy định tại Điều 14 Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận.

Đoàn Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng là: Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định tại điểm đ, khoản 1, Điều 16 của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của chính phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã. Chánh thanh tra Sở đã ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính với mức tiền phạt là 5.000.00đ. Đồng thời, Văn phòng đã chấp hành và thực hiện xong Quyết định xử phạt vi phạm hành chính nêu trên.

Kết thúc cuộc họp, Trưởng đoàn thanh tra đã yêu cầu các Văn phòng Công chứng phải rà soát, rút kinh nghiệm, chấn chỉnh và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu, không để xảy ra sai sót, vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng thời gian tới; Thanh tra Sở tiếp tục kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các VPCC trong việc khắc phục các tồn tại, hạn chế đã nêu trong Kết luận thanh tra, đồng thời tổng hợp các kiến nghị về khó khăn, vướng mắc của các VPCC qua thanh tra để báo cáo, đề xuất lãnh đạo Sở phối hợp Hội Công chứng viên tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, tháo gỡ kịp thời, bảo đảm cho hoạt động công chứng đi vào nề nếp./.

Lâm Hương