Công khai Kết luận thanh tra hoạt động công chứng đối với 02 Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn Quý và Hàm Tân
Công khai Kết luận thanh tra hoạt
động công chứng đối với 02 Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn Quý và Hàm Tân
Thực
hiện Quyết định số 40/QĐ-STP, ngày 22/3/2022, Giám đốc Sở Tư pháp ban hành về
việc Thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt
động tại 02 Văn phòng công chứng: Nguyễn Văn Quý và
Hàm Tân. Trên cơ sở báo cáo của Trưởng đoàn thanh tra, ngày 18/4/2022,
Giám đốc Sở đã ký ban hành Kết luận số 191/KL-STP về việc thanh tra chuyên
ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Quý và Hàm
Tân.
Để thực hiện công khai kết luận thanh tra theo quy định của pháp
luật thanh tra. Ngày 20/4/2022, Sở Tư pháp đã tiến hành công bố Kết luận thanh
tra nêu trên đối với các đối tượng thanh. Tham dự buổi Công bố kết luận thanh
tra có ông Đặng Văn Đào – Phó Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng đoàn thanh tra; bà
Huỳnh Thị Hồng Lĩnh– Chánh Thanh tra Sở, Phó trưởng đoàn thanh tra; các thành
viên Đoàn thanh tra và 02 Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Quý và Hàm Tân
là đối tượng được thanh tra tham dự.
Theo kết luận thanh tra, trong
thời kỳ thanh tra 02 Văn phòng công chứng có trụ sở hoạt động
đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; trụ sở làm việc khang trang, địa điểm thuận lợi
cho nhu cầu công chứng của người dân.
Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch
làm việc; mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư
257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản
lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện
hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ
phí cấp thẻ công chứng viên; mức trần thù lao công chứng theo Quyết định 33/2015/QĐ-UBND
ngày 24/7/2015 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc quy định mức trần thù lao công
chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Thực
hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công
chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng,
khoa học; có kho
lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ.
Lập, mở các loại Sổ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Thực hiện
cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng, giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công
chứng theo Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp
đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số
23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận. Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công
chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; tham gia và đóng
phí hội viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ theo quy định. Trong quá trình hoạt động các Văn
phòng công chứng đã có ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về Luật công
chứng, các văn bản khác có liên quan và tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công
chứng. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các Văn
phòng công chứng công chứng đúng thẩm quyền, không vi phạm pháp luật, không
trái đạo đức xã hội. Việc công chứng được thực hiện một cách nhanh chóng, đáp ứng
kịp thời theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.
Mặc dù có những ưu điểm như trên, nhưng hoạt
động của các Văn phòng Công chứng được thanh tra vẫn còn sai sót, cụ thể:
+ Đối với Văn phòng công chứng
Nguyễn Văn Quý
- Sổ theo dõi việc chứng thực
ghi chưa đúng tên Sổ theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày
16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể là “Sổ công chứng chứng thực chữ ký”, “Sổ công
chứng chứng thực bản sao”.
- Lệ phí, phí chứng thực chữ
ký trong Sổ theo dõi chứng thực chữ ký ghi chưa đúng quy định Thông tư
số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính. Theo đó, Văn phòng thực hiện
chứng thực chữ ký nhiều trường hợp nhưng chỉ ghi mức phí chứng thực của một trường
hợp (10 nghìn đồng).
- Lời chứng tên một số hợp đồng,
giao dịch ghi chưa đúng Mẫu theo quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BTP ngày
03/02/2021 của Bộ Tư pháp; một số hồ sơ công chứng về Phụ lục sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thế chấp tài sản lưu thiếu giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất.
Các thiếu sót, hạn chế còn tồn
tại nêu trên, Đoàn Thanh tra thống nhất nhắc nhở và đề nghị Văn phòng công chứng
khắc phục các nội dung còn sai sót trong thời gian sớm nhất.
+ Đối với Văn phòng công chứng
Hàm Tân
- Văn phòng niêm yết các văn
bản quy phạm pháp luật quy định về hướng dẫn mức thu phí công chứng, chứng thực
đã hết hiệu lực pháp luật, cụ thể là Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP
ngày 19/01/2012 và Thông tư số 115/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 11/8/2015 của Bộ Tài
chính, Bộ Tư pháp;
- Chưa niêm yết thủ tục công chứng theo quy định
tại khoản 4 Điều 33 Luật Công chứng năm 2014. Tất cả các loại sổ theo dõi năm
2021 chưa thực hiện đóng dấu giáp lai. Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký chưa đúng Mẫu, cụ thể là thiếu cột thông tin của người ký chứng thực.
Sổ theo dõi hợp đồng lao động chưa đúng Mẫu quy định Thông tư số 01/2021/TT-BTP
ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp. Tại
thời điểm thanh tra, công chứng viên chưa đeo thẻ khi hành nghề.
- Việc cập nhật hồ sơ công chứng
lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng chưa còn trễ so với thời gian quy định.
- Phiếu yêu cầu công chứng
không ghi thông tin người yêu cầu công chứng và thời gian nhận hồ sơ công chứng;
- Một số
hợp đồng thế chấp không lưu hồ sơ pháp lý của các tổ chức tín dụng (Giấy đăng
ký kinh doanh), Giấy ủy quyền, Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật
của tổ chức tín dụng, Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân của bên thế chấp, thiếu
chữa ký của một số thành viên trong hộ. Không lưu giấy chứng nhận kết hôn hoặc
giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bên chuyển nhượng, thế chấp, ủy quyền. Hợp
đồng chuyển nhượng lưu bản photo của Hợp đồng ủy quyền. Hồ sơ hợp đồng chuyển
nhượng không lưu giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu, CMND của bên chuyển nhượng; Văn
bản hủy bỏ hợp đồng lưu không đầy đủ các bản gốc hợp đồng đã công chứng trước
đó.
- Giấy
xác nhận thông tin về nơi cư trú của bên nhận chuyển nhượng đã hết giá trị sử dụng;
CMND đã hết giá trị sử dụng (quá 15 năm) nhưng vẫn cho thực hiện giao dịch; một
số ít hồ sơ sửa lỗi kỹ thuật còn ghi thêm “từ” vào chỗ sửa; đánh số trang không theo thứ tự, đánh
2 trang cùng một số.
- Lời chứng còn ghi sai số
trang, ghi nhầm giữa chữ và số của ngày công chứng hợp đồng. Lời chứng đối với
văn bản hủy bỏ di chúc ghi là “chữ ký và
dấu điểm chỉ” nhưng hồ sơ công chứng không thể hiện “điểm chỉ”; lời chứng ghi có người làm chứng nhưng không nêu rõ lý
do phải có người làm chứng theo quy định; lời chứng ghi cụm từ “liên quan đến
việc giao kết văn bản này” là không chính xác. Lời chứng của một số hợp đồng,
giao dịch không ghi thông tin giấy đăng ký kinh doanh của các tổ chức tín dụng
và thông tin về giấy tờ tùy thân của người đại diện tổ chức tín dụng. Ghi thêm
một số nội dung như: “số biển xe, ngày cấp, nơi cấp; số giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, ngày cấp, nơi cấp”. Giấy ủy quyền nhưng sử dụng lời
chứng Hợp đồng ủy quyền. Một số hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia
di sản, văn bản từ chối nhận di sản đều ghi thêm cụm từ “thừa kế”.
- Một số hợp đồng thế chấp,
có chữ ký không phải là chữ ký của người yêu cầu công chứng nhưng vẫn ký vào từng
trang của văn bản công chứng; Công chứng viên ký không đầy đủ vào từng trang của
hợp đồng.
Đoàn
Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với 02 hành vi của tổ
chức hành nghề công chứng là: Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định tại
điểm đ, khoản 1, Điều 16 và Công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp Phiếu
yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều
15 của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của chính phủ. Chánh thanh tra
Sở đã ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính 9.000.000 đồng. Riêng các thiếu
sót, hạn chế còn tồn tại, Đoàn Thanh tra thống nhất nhắc nhở và đề nghị Văn phòng công chứng khắc phục các nội
dung còn sai sót trong thời gian sớm nhất.
Kết thúc cuộc họp, Trưởng
đoàn thanh tra đã yêu cầu các Văn phòng Công chứng phải rà soát, chấn
chỉnh, rút kinh nghiệm và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục
những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra, không để xảy ra sai phạm trong
hoạt động công chứng thời gian tới. Đồng thời chỉ đạo Thanh tra Sở rà
soát, kiểm tra, theo dõi các Văn phòng công chứng khắc phục các tồn tại, hạn
chế đã nêu trong Kết luận thanh tra để hoạt động công chứng đi vào nề nếp./.
Lâm Hương