Kết luận kiểm tra về tổ chức, hoạt động hành nghề công chứng của Văn phòng công chứng Nguyễn Công Thược

Thực hiện Kế hoạch số 56/KH-STP ngày 22/6/2020 của Sở Tư pháp về việc kiểm tra tổ chức và hoạt động hành nghề luật sư, công chứng, đấu giá, thừa phát lại, tư vấn pháp luật năm 2020 trên địa bàn tỉnh Bình Thuận, Đoàn Kiểm tra theo Quyết định số 113/QĐ-STP ngày 25/6/2020 của Sở Tư pháp (sau đây viết tắt là Đoàn kiểm tra) đã tiến hành kiểm tra Văn phòng công chứng Nguyễn Công Thược (gọi tắt là Văn phòng) vào 02 ngày, ngày 09 và ngày 10/7/2020 theo Thông báo số 276/TB-ĐKT ngày 07/7/2020 của Đoàn Kiểm tra Sở Tư pháp. Qua kết quả kiểm tra tổ chức, hoạt động hành nghề và hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch thực tế tại Văn phòng, Đoàn kiểm tra đã kết luận kiểm tra như sau:

Văn phòng công chứng Nguyễn Công Thược (trước là Văn phòng công chứng Tuy Phong) được Sở Tư pháp cấp lại Giấy đăng ký hoạt động số 09/TP-ĐKHĐ ngày 18/6/2018 do thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng, có địa chỉ trụ sở tại: Số 2 đường 17/4, khu phố 5, thị trấn Liên Hương, huyện Tuy Phong, tỉnh Bình Thuận; đã thực hiện việc đăng báo theo đúng quy định của Luật Công chứng ngay sau khi được Sở Tư pháp cấp lại Giấy Đăng ký hoạt động.

Qua kiểm tra, trụ sở Văn phòng công chứng cơ bản đáp ứng nhu cầu giao dịch của khách hàng; Hồ sơ, tài liệu của Văn phòng được lưu trữ gọn gàng; có lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng theo quy định tại Điều 24 Thông tư số 06/2015/TT-BTP.  Văn phòng công chứng Nguyễn Công Thược có 01 công chứng viên là Trưởng Văn phòng, 01 công chứng viên đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh kể từ ngày 07/7/2020. Văn phòng đã thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên theo đúng quy định tại Điều 37 Luật công chứng và Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng; có niêm yết giờ làm việc, lịch làm việc, nội quy làm việc, thủ tục công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014.

Tuy nhiên, kiểm tra cụ thể hồ sơ được lưu trữ tại Văn phòng vẫn còn có sai sót và tồn tại như sau:

Hầu hết các phiếu yêu cầu công chứng người ký tiếp nhận không phải là công chứng viên mà là nhân viên văn phòng công chứng ký; có nhiều phiếu không ghi ngày tháng tiếp nhận hồ sơ, không đánh dấu các giấy tờ kèm theo mà người yêu cầu công chứng phải nộp và không  ghi nội dung yêu cầu công chứng; có một số hồ sơ người nhận phiếu không ký. Thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng không đúng quy định.

Đối với các trường hợp quy định người yêu cầu công chứng phải có người làm chứng thì phải ghi họ tên, giấy tờ tùy thân, hộ khẩu của người làm chứng. Tuy nhiên, có một số hồ sơ, tại lời chứng không đưa thông tin của người làm chứng vào phần lời chứng theo đúng quy định. Có một số hồ sơ phần lời chứng của hợp đồng, giao dịch không đúng theo mẫu quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BTP. Hồ sơ lưu còn thiếu thành phần hồ sơ theo quy định, gồm giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, văn bản pháp lý của ngân hàng…Có hồ sơ, thông báo thụ lý văn bản phân chia di sản không đề ngày niêm yết và ngày kết thúc niêm yết theo quy định của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ.

Thực hiện cập nhật, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của tỉnh không kịp thời theo quy định của Luật Công chứng và Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của UBND tỉnh.

Qua kết quả kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã yêu cầu Trưởng Văn phòng nghiêm túc rút kinh nghiệm, chấn chỉnh và khắc phục ngay những hạn chế, thiếu sót và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng. Thực hiện tra cứu Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản và động sản; cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng, giao dịch đã chứng thực lên phần mềm cơ sở dữ liệu kịp thời theo quy định của Luật công chứng và Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

Yêu cầu Trưởng Văn phòng công chứng tiếp tục tổ chức cho công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của Văn phòng mình nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hành nghề, cụ thể như: quán triệt nội dung Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/1/2012 của Bộ Tư pháp ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tăng cường trách nhiệm, rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp; tuân thủ nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm (đảm bảo tối thiểu là 03 ngày làm việc/năm) và đảm bảo đúng cơ quan được phép tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm theo quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 06/2015/TT-BTP; tham gia đầy đủ các hội nghị, hội thảo chuyên đề do Sở Tư pháp và Hội công chứng viên tỉnh tổ chức để ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt động hành nghề công chứng.

Mỹ Oanh