Kết luận kiểm tra về tổ chức, hoạt động của Văn phòng công chứng Hàm Tân

Thực hiện Kế hoạch số 56/KH-STP ngày 22/6/2020 của Sở Tư pháp về kiểm tra tổ chức và hoạt động hành nghề luật sư, công chứng, đấu giá, thừa phát lại, tư vấn pháp luật trên địa bàn tỉnh Bình Thuận năm 2020, vào ngày 06/7/2019 Đoàn Kiểm tra theo Quyết định số 113/QĐ-STP ngày 25/6/2020 của Sở Tư pháp (sau đây viết tắt là Đoàn kiểm tra) đã tiến hành kiểm tra Văn phòng công chứng Hàm Tân. Qua kết quả kiểm tra tổ chức, hoạt động hành nghề và hồ sơ công chứng tại Văn phòng, Đoàn kiểm tra đã có Kết luận như sau:

Qua kết quả kiểm tra hồ sơ thực tế cho thấy, trong quá trình tổ chức hoạt động và hành nghề công chứng, Văn phòng thực hiện cơ bản đúng quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành; Tại thời điểm kiểm tra, Văn phòng công chứng Hàm Tân có 01 công chứng viên là Trưởng Văn phòng, 01 công chứng viên đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh kể từ ngày 28/10/2020. Văn phòng đã thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên theo đúng quy định tại Điều 37 Luật công chứng và Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng. Các nhân viên làm việc được Văn phòng ký hợp đồng lao động, thực hiện đóng bảo hiểm và mở sổ theo dõi hợp đồng lao động theo quy định của Thông tư 06/2015/TT-BTP; Văn phòng có kho lưu trữ hồ sơ đảm bảo an toàn; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đúng quy định; có thực hiện việc sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. có niêm yết nội quy hoạt động, lịch làm việc, trình tự thủ tục công chứng và phí công chứng; thực hiện tra cứu và cập nhật thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng lên cơ sở dữ liệu theo quy định; đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu sổ công chứng; hồ sơ công chứng sắp xếp gọn gàng, khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng; thu phí công chứng đúng và đủ theo quy định; trình tự, thủ tục hồ sơ công chứng thực hiện theo quy định; chấp hành các quy định về lao động, thuế, tài chính và thực hiện nghiêm túc việc báo cáo định kỳ; cơ bản khắc phục được những sai sót trong hồ sơ công chứng mà Đoàn Kiểm tra đã chỉ ra trước đây.

          Tuy nhiên, qua kiểm tra hồ sơ công chứng của Văn phòng còn một số hạn chế, tồn tại cần khắc phục như sau:

Sổ theo dõi, quản lý số việc công chứng chưa thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm, Trưởng VPCC ký xác nhận và đóng dấu văn phòng đầy đủ theo quy định và số công chứng phải được lấy liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được bỏ trống.

Phiếu yêu cầu công chứng chưa ghi đầy đủ thông tin trong phiếu; thông tin các loại giấy tờ mà người yêu cầu công chứng nộp; có một số hồ sơ công chứng viên chưa ký tiếp nhận phiếu và hồ sơ yêu cầu công chứng theo quy định tại Điều 40 của Luật Công chứng năm 2014;

Hồ sơ công chứng về Hợp đồng, giao dịch có một số hồ sơ chưa lưu đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng, đặc biệt là hợp đồng thế chấp phải lưu đầy đủ hồ sơ pháp lý của ngân hàng bên cho vay (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy ủy quyền việc đại diện ký tên trong hồ sơ thế chấp,…), giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ chứng minh đồng sở hữu của bên thế chấp; Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thỏa thuận tài sản riêng phải lưu giấy tờ kết hôn, chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu của bên chuyển nhượng và các bên tham gia giao dịch; Văn bản hủy bỏ hợp đồng chuyển nhượng phải lưu đầy đủ các hợp đồng chuyển nhượng bị hủy bỏ đã công chứng trước đó. Đặc biệt, tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng minh nhân dân của các bên tham gia giao dịch không được quá thời hạn 15 năm kể từ ngày cấp theo quy định tại Điều 2 Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999;

Lời chứng của hợp đồng, giao dịch phải đúng theo mẫu TP-CC-20 được quy định tại Thông tư 06/2015/TT-BTP;

Chưa thực hiện cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin của hợp đồng, giao dịch sau khi công chứng viên ký công chứng theo quy định tại khoản 1, Điều 62 Luật Công chứng và theo quy định tại điều 13 của Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh để đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt động công chứng.

Qua kết quả kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã kiến nghị yêu cầu Trưởng Văn phòng nghiêm túc rút kinh nghiệm, chấn chỉnh và khắc phục ngay những hạn chế, thiếu sót nêu trên và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng. Yêu cầu Trưởng Văn phòng công chứng tiếp tục tổ chức cho công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của Văn phòng mình nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hành nghề, cụ thể như: quán triệt nội dung Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/1/2012 của Bộ Tư pháp ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tăng cường trách nhiệm, rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp; tuân thủ nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm (đảm bảo tối thiểu là 03 ngày làm việc/năm) và đảm bảo đúng cơ quan được phép tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm theo quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 06/2015/TT-BTP; Tham gia đầy đủ các hội nghị, hội thảo chuyên đề do Sở Tư pháp và Hội công chứng viên tỉnh tổ chức để ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt động hành nghề công chứng. Đoàn Kiểm tra yêu cầu Trưởng Văn phòng nghiêm túc thực hiện và có báo cáo kết quả thực hiện về Sở Tư pháp trước ngày 14/8/2020.

.                                                                            Ban biên tập