Công khai Kết luận thanh tra hoạt động công chứng đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Dần

Thực hiện Quyết định số 51/QĐ-STP ngày 01/4/2022 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra đột xuất Văn phòng công chứng Nguyễn Dần; từ ngày 12/4/2022 đến ngày 13/4/2022, Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra tại Văn phòng công chứng Nguyễn Dần. Trên cơ sở báo cáo của Trưởng đoàn thanh tra, ngày 09/5/2022, Giám đốc Sở đã ký ban hành Kết luận số 238/KL-STP về việc thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại Văn phòng công chứng Nguyễn Dần. 

Theo Kết luận thanh tra, Văn phòng công chứng Nguyễn Dần đã đạt được những kết quả như sau: Trong thời kỳ thanh tra, Văn phòng công chứng có trụ sở hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; trụ sở làm việc khang trang, địa điểm thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân. Việc niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc; mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; mức trần thù lao công chứng theo Quyết định 33/2015/QĐ-UBND ngày 24/7/2015 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học; có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ. Lập, mở đầy đủ các loại Sổ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Thực hiện cập nhật các hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào cơ sơ dữ liệu theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 26/10/2021 của UBND tỉnh Bình Thuận. Đồng thời, Văn phòng đã thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; tham gia và đóng phí hội viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ.

Mặc dù có những ưu điểm như trên, nhưng hoạt động của Văn phòng Công chứng được thanh tra vẫn còn sai sót, cụ thể:

- Việc mở các loại sổ công chứng tuy có thực hiện nhưng mở sổ không đúng Mẫu của Thông tư số 01/2021/TT-BTP; việc ghi ngày khóa sổ không đúng quy định tại Điều 25 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp.

- Về cộng tác viên phiên dịch: Trong năm 2022, Văn phòng công chứng Nguyễn Dần có ký 03 Hợp đồng cộng tác đối với 03 trường hợp làm Cộng tác viên phiên dịch nhưng Văn phòng không thực hiện việc thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Bên cạnh đó, việc chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài là thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện. Tuy nhiên, công chứng viên đã thực hiện việc chứng thực chữ ký người dịch trong một số bản dịch là không đúng thẩm quyền.

- Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở không điền thông tin thông tin, còn bỏ trống nội dung.

-  Một số hồ sơ công chứng không lưu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của bên chuyển nhượng; Giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức tín dụng. Một số hợp đồng chuyển nhượng lưu hợp đồng ủy quyền của VPCC khác bằng bản photo; có trường hợp Hợp đồng ủy quyền được xác lập các giao dịch dân sự thực hiện căn cứ theo Hợp đồng ủy quyền (do VPCC khác ký) nhưng Văn phòng công chứng Nguyễn Dần không lưu bản chính của hợp đồng này mà chỉ căn cứ vào cam kết của người yêu cầu công chứng để thực hiện công chứng. Hồ sơ thừa kế lưu thiếu giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha con; có hồ sơ Hợp đồng ủy quyền lưu thiếu Hợp đồng chuyển nhượng và hồ sơ về chuyển nhượng quyền sử dụng đất và dự án nhưng không lưu giấy tờ pháp lý (Giấy đăng ký kinh doanh) của Công ty tư vấn - Thương mại - Dịch vụ Hoàng Quân Bình Thuận.

- Lời chứng của một số hợp đồng, giao dịch ghi không đúng Mẫu lời chứng theo quy định của Thông tư 01/2021/TT-BTP; một số hợp đồng thế chấp lời chứng không ghi mã số doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp); hợp đồng chuyển nhượng một phần quyền sử dụng đất nhưng ghi lời chứng là hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

- Một số hồ sơ công chứng sửa lỗi kỹ thuật không đúng quy định, một số lỗi kỹ thuật không thuộc trường hợp được sửa lỗi kỹ thuật theo quy định.

- Hợp đồng ủy quyền có nội dung ủy quyền chuyển nhượng, tặng cho thửa đất, tuy nhiên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lưu kèm theo hồ sơ là đất thuê trả tiền hàng năm là không đúng theo quy định.

- Hợp đồng chuyển nhượng một phần quyền sử dụng đất nhưng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chưa đăng ký biến động sang tên người chuyển nhượng mà chỉ căn cứ vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản của cấp xã. Việc niêm yết tên thông báo của các hồ sơ công chứng Văn bản khai nhận di sản chưa chính xác, Việc ghi Lời chứng Văn bản khai nhận di sản chưa trùng khớp với tên thông báo thụ lý  niêm yết.

Bên cạnh đó, Văn phòng công chứng Nguyễn Dần thực hiện không nghiêm túc chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, cụ thể không có mặt công chứng viên tại Văn phòng công chứng trong giờ hành chính để giải quyết hồ sơ cho người dân trong nhiều ngày.

Đoàn Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với 02 hành vi vi phạm là: Ghi lời chứng trong văn bản công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định tại điểm e, khoản 3, Điều 15; không thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước theo quy định tại điểm g, khoản 2, Điều 16 của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ. Chánh thanh tra Sở đã ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính với tổng mức phạt 18.500.000 đồng. Các thiếu sót, hạn chế còn lại, Đoàn Thanh tra thống nhất nhắc nhở và đề nghị Văn phòng công chứng khắc phục trong thời gian sớm nhất.

Qua kết quả thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp đã yêu cầu Trưởng Văn phòng Công chứng Nguyễn Dần phải nghiêm túc rút kinh nghiệm, rà soát, chấn chỉnh kịp thời những sai sót và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra. Tuyệt đối không để xảy ra những sai phạm trong hoạt động công chứng tương tự xảy ra thời gian tới. Đồng thời chỉ đạo Thanh tra Sở lưu ý rà soát, kiểm tra, theo dõi Văn phòng công chứng khắc phục các tồn tại, hạn chế đã nêu trong Kết luận thanh tra./.

                                                                                                    Lâm Hương