Công khai Kết luận thanh tra hoạt động công chứng đối với 02 Văn phòng Công chứng Nguyễn Lan và Lương Sơn

Thực hiện Quyết định số 24/QĐ-STP ngày 23/02/2022 của Sở Tư pháp về việc thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động tại 02 văn phòng công chứng Nguyễn Lan và Lương Sơn. Trên cơ sở báo cáo của Trưởng đoàn thanh tra, ngày 01/4/2022, Giám đốc Sở đã ký ban hành Kết luận số 157/KL-STP về việc thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng công chứng Nguyễn Lan và Lương Sơn.

Để thực hiện công khai kết luận thanh tra theo quy định của pháp luật thanh tra. Ngày 04/4/2022, Sở Tư pháp đã tiến hành công bố Kết luận thanh tra nêu trên đối với các đối tượng thanh. Tham dự buổi Công bố kết luận thanh tra có bà Phạm Thị Minh Hiếu - Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng đoàn thanh tra; bà Huỳnh Thị Hồng Lĩnh– Chánh Thanh tra Sở, Phó trưởng đoàn thanh tra; các thành viên Đoàn thanh tra và 02 Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Lan và Lương Sơn là đối tượng được thanh tra tham dự.

Theo kết luận thanh tra, trong thời kỳ thanh tra 02 Văn phòng công chứng có trụ sở làm việc khang trang, địa điểm thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân. Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc; mức thu phí công chứng theo quy định. Thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học; có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ. Lập, mở các loại Sổ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng, giao dịch lên Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; tham gia và đóng phí hội viên Hội công chứng viên tỉnh đầy đủ theo quy định. Trong quá trình hoạt động các Văn phòng công chứng đã có ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về Luật công chứng, các văn bản khác có liên quan và tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các Văn phòng công chứng công chứng đúng thẩm quyền, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Việc công chứng được thực hiện một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

Mặc dù có những ưu điểm như trên, nhưng hoạt động của các Văn phòng Công chứng được thanh tra vẫn còn sai sót, cụ thể:

+ Đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Lan

- Việc mở các loại sổ công chứng tuy có thực hiện nhưng ghi ngày mở sổ không đúng, sổ chưa được đánh số thứ tự từng trang. Riêng Sổ theo dõi việc sử dụng lao động năm 2021, 2022 chưa thực hiện theo quy định tại mẫu TP-CC-29 của Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp;

- Một số hợp đồng thế chấp không lưu hồ sơ pháp lý ngân hàng; một số hợp đồng, giao dịch lưu thiếu sổ hộ khẩu của bên mua. Đối với văn bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng ủy quyền chỉ lưu 01 bản gốc hợp đồng ủy quyền được hủy bỏ mà không có giấy tờ cam kết hai bên tham gia giao dịch về bản gốc còn lại....

- Văn phòng còn nhầm lẫn giữa hình thức công chứng và chứng thực;

- Một số ít hồ sơ ghi sai thông tin (về họ) của chủ thể trong hợp đồng chuyển nhượng so với thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

- Việc ghi lời chứng của một số hợp đồng, giao dịch còn sai số thứ tự trang. Lời chứng Hợp đồng thế chấp ghi không đầy đủ thông tin của tổ chức tín dụng, giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật;

- Có hồ sơ công chứng còn thiếu chữ ký của người yêu cầu công chứng vào từng trang của hợp đồng, giao dịch;  

Đoàn Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi của tổ chức hành nghề công chứng là Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ và Chánh Thanh tra Sở đã ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính 5.000.000 đồng.

+ Đối với Văn phòng công chứng Lương Sơn

- Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch chưa thực hiện việc khóa sổ theo quy định. Phiếu yêu cầu công chứng không ghi tên công chứng viên nhận hồ sơ là không đúng theo quy định.

- Một số hợp đồng, giao dịch lưu không đầy đủ hồ sơ theo quy định, cụ thể như Hợp đồng thế chấp ngân hàng lưu thiếu giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của ngân hàng; một số hợp đồng, giao dịch lưu thiếu giấy tờ tùy thân của người làm chứng (CMND).

- Một số hồ sơ sửa lỗi kỹ thuật không đúng quy định và đánh số trang văn bản công chứng không đầy đủ, không theo thứ tự từng trang;

           - Lời chứng trong một số hợp đồng, giao dịch ghi không đầy đủ thông tin của tổ chức tín dụng, không ghi mã số kinh doanh, ngày cấp, nơi cấp, … của tổ chức tín dụng. Lời chứng trong Hợp đồng không đúng Mẫu quy định (ghi nhầm trong việc đánh số trang). 

- Nhiều hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp, có chữ ký không phải là chữ ký của người yêu cầu công chứng nhưng vẫn ký vào từng trang của văn bản công chứng.

Đoàn Thanh tra thống nhất lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi của tổ chức hành nghề công chứng là không đánh số thứ tự trang đầy đủ trong hợp đồng, giao dịch quy định tại điểm a khoản 1 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ. Chánh Thanh tra Sở đã ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính 4.000.000 đồng.

Kết thúc cuộc họp, Giám đốc Sở Tư pháp đã yêu cầu các Văn phòng Công chứng phải rà soát, chấn chỉnh, rút kinh nghiệm và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra, không để xảy ra sai phạm trong hoạt động  công chứng thời gian tới, đồng thời chỉ đạo Thanh tra Sở tăng cường công tác thanh tra, nhất là công tác kiểm tra sau thanh tra việc thực hiện Kết luận thanh tra để hoạt động công chứng đi vào nề nếp./.

Lâm Hương