Kết luận thanh tra tổ chức và hoạt động 02 Văn phòng công chứng Phú Long và Trần Ngạn

Thực hiện Quyết định số 94/QĐ-STP ngày 05/5/2021 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc Thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng công chứng: Phú Long và Trần Ngạn,  Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra tại 02 Văn phòng công chứng Phú Long và Trần Ngạn. Qua báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn Thanh tra, ngày 05/5/2021, Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành kết luận số 363/KL-STP với những kết quả đạt được, cụ thể như sau:

1. Đối với Văn phòng công chứng Phú Long:

Văn phòng hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; trụ sở làm việc khang trang, địa điểm thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân; Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề; Có kho lưu trữ hồ sơ công chứng. Lưu đầy đủ hồ sơ pháp lý của các tổ chức tín dụng đã đăng ký chữ ký mẫu của người có thẩm quyền ký kết hợp đồng, giao dịch tại Văn phòng; Văn phòng lập, mở các loại Sổ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; thực hiện cập nhật các hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên phần mềm cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật Công chứng và Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh; Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo thời gian quy định; tham gia và đóng hội phí hội viên Hội công chứng đầy đủ.

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, hoạt động của Văn phòng công chứng Phú Long vẫn còn một số sai sót, hạn chế như sau:

Văn phòng không thực hiện niêm yết thủ tục công chứng theo quy định tại Điều 33 Luật Công chứng; mức trần thù lao công chứng theo Quyết định 33/QĐ-UBND ngày 24/7/2015 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận; Không lập sổ theo dõi hợp đồng lao động; Sổ theo dõi hợp đồng, giao dịch năm 2020 lập chưa đầy đủ, cụ thể là chưa lập sổ theo dõi đối với hồ sơ công chứng từ số 1685 đến số 2571; Không thực hiện việc khóa sổ, cụ thể là Trưởng Văn phòng có ký và đóng dấu Văn phòng nhưng chưa thống kê số việc đã thực hiện trong năm; Văn phòng không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp năm 2020 cho 02 Công chứng viên của Văn phòng là vi phạm Điều 37 Luật Công chứng năm 2014; Một số phiếu yêu cầu công chứng không ghi đầy đủ thông tin của người nộp phiếu; Người nhận phiếu không ký và không ghi rõ họ tên; Một số phiếu không ghi thời gian nhận phiếu; Có một hồ sơ không có phiếu yêu cầu công chứng; Có hồ sơ phiếu yêu cầu công chứng không ghi tên của người yêu cầu công chứng là không đúng quy định tại điểm a khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014. Đáng lưu ý là có hồ sơ không có phiếu yêu cầu công chứng; Một số hồ sơ không lưu hồ sơ pháp lý của tổ chức tín dụng; Lưu thiếu chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và bản án ly hôn của người ủy quyền; không lưu chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu của bên chuyển nhượng; không lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên thế chấp; Không lưu giấy đăng ký kết hôn của bên ủy quyền; Một số hồ sơ không lưu giấy đăng ký kết hôn của bên chuyển nhượng, tặng cho, ủy quyền; Không lưu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bên ủy quyền; Một số hồ sơ lưu trữ chưa khoa học, nhiều hồ sơ thành một bộ là không đúng quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Một số hồ sơ có lời chứng không đúng mẫu, ghi dư cụm từ “đã ly hôn năm…” “là vợ chồng theo giấy kết hôn…”; Lời chứng không ghi ngày cấp, nơi cấp của giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức tín dụng; Lời chứng không ghi ngày cấp, nơi cấp và số giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức tín dụng; Lời chứng ghi mã số thuế là không đúng; Lời chứng ghi tên hợp đồng giao dịch và ghi cụ thể tài sản giao dịch là số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là không đúng mẫu lời chứng theo quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BTP; Một số hồ sơ đánh số thứ tự trang không đầy đủ là không đúng quy định tại Điều 49 Luật Công chứng năm 2014; Phụ lục hợp đồng thế chấp, bên thế chấp chỉ ghi tên 01 người nhưng ký phụ lục hợp đồng là 04 người ký, lời chứng chứng thực tên 04 người của bên thế chấp là không phù hợp; Hợp đồng thế chấp lưu hợp đồng ủy quyền đại diện bản photo mà không phải là bản chính hoặc bản sao y (của Văn phòng công chứng khác công chứng); Văn bản thỏa thuận hủy bỏ một phần hợp đồng ủy quyền là không phù hợp; Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế lưu thiếu giấy tờ chứng minh mối quan hệ của người thừa kế và người để lại di sản là không đúng quy định tại khoản 2 Điều 57 Luật Công chứng năm 2014; Thực hiện cập nhật các hợp đồng, giao dịch sau khi công chứng viên ký chứng nhận lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng chưa kịp thời theo quy định tại Điều 62 Luật Công chứng năm 2014 và Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của UBND tỉnh Bình Thuận. Có trường hợp không cập nhật lên phần mềm.

2. Đối với Văn phòng công chứng Trần Ngạn:

Văn phòng thực hiện niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng và nội quy tiếp người yêu cầu công chứng theo Điều 33 Luật Công chứng; mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính; Hồ sơ lưu trữ gọn gàng; có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ. Có lưu đầy đủ hồ sơ pháp lý của các tổ chức tín dụng đã đăng ký chữ ký mẫu của người có thẩm quyền ký kết hợp đồng, giao dịch tại Văn phòng; Văn phòng lập, mở đầy đủ các loại Sổ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; thực hiện cập nhật các hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên phần mềm cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật Công chứng và Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh; Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo thời gian quy định; tham gia và đóng hội phí hội viên Hội công chứng đầy đủ.

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, hoạt động của Văn phòng công chứng Trần Ngạn vẫn còn một số sai sót, hạn chế như sau:

Một số phiếu yêu cầu công chứng người nhận phiếu không ký và không ghi họ tên; có phiếu người nhận phiếu ký nhưng không ghi họ tên; có phiếu người nhận phiếu có ghi họ tên nhưng không ký là không đúng quy định tại điểm a khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Một số hợp đồng, giao dịch lưu không đầy đủ theo quy định; Không lưu hồ sơ pháp lý của tổ chức tín dụng; Không lưu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bên bán; không lưu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bên thế chấp; Không lưu Giấy đăng ký kết hôn của bên thế chấp; không lưu Giấy đăng ký kết hôn của bên ủy quyền, bên chuyển nhượng; Một số hồ sơ lưu trữ chưa khoa học, lưu trữ 02 hồ sơ chung một bộ là không đúng quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Có hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, số công chứng để trống; Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất sửa 02 lỗi kỹ thuật tại trang 1 và trang 4 nhưng hồ sơ chỉ sửa và ký, đóng dấu tại trang 1 là không đúng quy định tại Điều 50 Luật Công chứng năm 2014; Không đánh số trang của hợp đồng chuyển nhượng là không đúng quy định tại Điều 49 Luật Công chứng năm 2014; Thực hiện cập nhật các hợp đồng, giao dịch sau khi công chứng viên ký chứng nhận lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng chưa kịp thời theo quy định tại Điều 62 Luật Công chứng năm 2014 và Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của UBND tỉnh Bình Thuận.

Qua kết quả thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu 02 Văn phòng công chứng Phú Long và Trần Ngạn rà soát, chấn chỉnh, và tiến hành ngay biện pháp khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra. Cần tăng cường công tác tự kiểm tra, xem xét kỹ hồ sơ công chứng trước khi thực hiện, đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của thành phần hồ sơ; xác định chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch và nội dung hợp đồng, giao dịch, lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo đúng và đầy đủ theo quy định của pháp luật. Công chứng viên cần phải nghiên cứu sâu kỹ quy định của Luật Công chứng, Bộ luật dân sự, Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Đất đai, Thông tư số 01/2021/TT- BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan hướng dẫn thi hành Luật Công chứng để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ. Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập của pháp luật trong lĩnh vực công chứng về Hội Công chứng viên và Sở Tư pháp cũng như công tác phối hợp với các cơ quan chức năng tại địa phương để được xem xét, tháo gỡ, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

                                                                                    Thanh Phượng