Kết luận thanh tra tổ chức và hoạt động của 02 Văn phòng Công chứng Tiến Đạt và Nguyễn Dần

Thực hiện Quyết định số 84/QĐ-STP ngày 07/4/2021 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc Thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động tại 02 Văn phòng công chứng: Tiến Đạt và Nguyễn Dần, Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra trực tiếp tại 02 Văn phòng công chứng Tiến Đạt và Nguyễn Dần, theo đó Đoàn thanh tra đã có báo cáo kết quả thanh tra 02 Văn phòng công chứng. Ngày 10/5/2021, Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành kết luận số 304/KL-STP, theo Kết luận thanh tra, qua kết quả kiểm tra hồ sơ 02 Văn phòng công chứng Tiến Đạt và Nguyễn Dần đã có những ưu điểm, kết quả đạt được, cụ thể như sau:

1. Đối với Văn phòng công chứng Tiến Đạt

Văn phòng hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; Trụ sở làm việc đặt tại vị trí thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân; Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; Niêm yết lịch làm việc; Mức thu phí công chứng đầy đủ theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính; Thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; Công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề; Có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu; Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; Tham gia và đóng hội phí đầy đủ.

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, hoạt động của Văn phòng công chứng Tiến Đạt vẫn còn một số sai sót, hạn chế, cụ thể:

Một số phiếu yêu cầu công chứng không ghi đầy đủ nội dung theo quy định và có phiếu Văn phòng công chứng bỏ trống thông tin của người yêu cầu công chứng; Người nhận phiếu yêu cầu công chứng không ký và ghi rõ họ tên là không đúng quy định tại khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Một số hợp đồng, giao dịch lưu không đầy đủ theo quy định; Không lưu giấy tờ pháp lý ngân hàng; Không lưu trữ giấy tờ chứng minh tài sản riêng của người bán; Không lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đúng theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản lưu thiếu giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh cha, mẹ, người để lại di sản đã chết hoặc có hồ sơ có giấy cam đoan của những người nằm trong hàng thừa kế cam kết về việc một số người nằm trong hàng thừa kế đã chết nhưng lại chỉ có 1 người ký thỏa thuận phân chia di sản đối với quyền sử dụng đất chưa có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng (bản vẽ đo đạc kỹ thuật chỉnh lý thửa đất) là không đúng theo quy định tại khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Lời chứng của một số hợp đồng thế chấp và phụ lục của hợp đồng thế chấp ghi mã thuế của tổ chức tín dụng là không đúng; một số hồ sơ không ghi số giấy đăng ký kinh doanh và ngày cấp của tổ chức tín dụng là chưa đúng theo mẫu quy định của Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2020; Văn bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng giao dịch nhưng lời chứng không chính xác về tên hợp đồng giao dịch là không đúng theo quy định tại Thông tư số 06/2015/TP-BTP; Sửa lỗi kỹ thuật không đúng quy định tại Điều 50 Luật Công chứng năm 2014; Công chứng viên không ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào Hợp đồng là không đúng quy định tại khoản 1, Điều 46 Luật Công chứng năm 2014; Không đánh đầy đủ số thứ tự từng trang theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng năm 2014; Phụ lục hợp đồng thế chấp, bên thế chấp chỉ 1 người ký, trong khi hợp đồng thế chấp là 2 người ký là không phù hợp; Hợp đồng mua bán xe mô tô, xe máy dùng bút xóa trang 1, 2, 3 ở phần chữ ký của bên A là không đúng.

2. Đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Dần

Văn phòng hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; Trụ sở làm việc đặt tại vị trí thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân; Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; Niêm yết đầy đủ lịch làm việc; Mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính; Thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề; Có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, hồ sơ lưu trữ gọn gàng; Lập, mở đầy đủ các loại Sổ theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; Thực hiện cập nhật các hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên phần mềm cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật Công chứng và Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh; Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; Tham gia và đóng hội phí đầy đủ.

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, hoạt động của Văn phòng công chứng Nguyễn Dần vẫn còn một số sai sót, hạn chế, cụ thể:

Bìa của Sổ theo dõi chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký dùng mẫu số TP/CC/22 là chưa đúng; Một số sổ ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ không đúng quy định tại Thông tư số 06/2015/TP-BTP; Không ghi đầy đủ thông tin người yêu cầu công chứng vào phiếu yêu cầu công chứng; Người yêu cầu công chứng không ký vào phần người nộp phiếu; Công chứng viên không ký vào phần người nhận phiếu; Một số Giấy yêu cầu công chứng ngoài trụ sở không ghi thông tin của người yêu cầu công chứng là không đúng quy định tại khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Không lưu sổ hộ khẩu của người yêu cầu công chứng; Hợp đồng thế chấp không lưu giấy tờ pháp lý của tổ chức tín dụng như giấy đăng ký kinh doanh, quyết định bổ nhiệm hoặc quyết định ủy quyền người đại diện theo pháp luật; Lưu thiếu giấy đăng ký kết hôn của vợ chồng (bên chuyển nhượng); Không lưu giấy tờ chứng minh tài sản riêng; Không lưu Hợp đồng ủy quyền đại diện là không đúng theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Không ghi đầy đủ thông tin người làm chứng trong lời chứng; Lời chứng ghi không đúng tên của hợp đồng giao dịch; Hợp đồng thế chấp ghi mã số thuế của doanh nghiệp là không đúng, một số hợp đồng thế chấp lời chứng không ghi số giấy đăng ký kinh doanh, ngày cấp giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức tín dụng; Về tên gọi phụ lục hợp đồng thế chấp ghi thiếu cụm từ “thế chấp” là không đúng quy định; Tên gọi của Thông báo niêm yết thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản không đúng quy định, thiếu cụm từ “văn bản thỏa thuận” theo quy định tại Điều 57 Luật Công chứng năm 2014.

Thực hiện việc cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực có một số hồ sơ cập nhật còn chậm theo quy định tại khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng năm 2014 và Điều 13 của Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Qua kết quả thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu 02 Văn phòng công chứng Tiến Đạt và Nguyễn Dần rà soát, chấn chỉnh, và tiến hành ngay biện pháp khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra; tăng cường công tác tự kiểm tra, xem xét kỹ hồ sơ công chứng trước khi thực hiện, đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của thành phần hồ sơ, lưu trữ hồ sơ; xác định chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch và nội dung hợp đồng, giao dịch, lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo đúng và đầy đủ theo quy định của pháp luật. Công chứng viên cần phải nghiên cứu sâu kỹ quy định của Luật Công chứng, Bộ luật dân sự, Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Đất đai, Thông tư số 01/2021/TT- BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan hướng dẫn thi hành Luật Công chứng để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ. Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập của pháp luật trong lĩnh vực công chứng về Hội Công chứng viên và Sở Tư pháp cũng như trong công tác phối hợp với các cơ quan chức năng tại địa phương để được xem xét, tháo gỡ, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

                                                                                           Thanh Phượng