Kết luận thanh tra tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng Nguyễn Thị Thùy Trang

Thực hiện Quyết định thanh tra số 43/QĐ-STP ngày 04/03/2021 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra đột xuất Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thùy Trang, từ ngày 16/03/2021 đến ngày 17/3/2021, Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra tại Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thùy Trang. Ngày 07/4/2021, Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành kết luận số 250/KL-STP.  Theo Kết luận thanh tra, Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thùy Trang đã có những ưu điểm, kết quả đạt được, cụ thể như sau:

 Văn phòng công chứng hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; trụ sở làm việc khang trang, thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân; Niêm yết bảng hiệu Văn phòng công chứng đúng theo quy định; có niêm yết lịch làm việc; mức thu phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; mức trần thù lao công chứng; thực hiện đầy đủ việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; công chứng viên có mang thẻ công chứng viên khi hành nghề. Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học, có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ; lập, mở đầy đủ các loại Sổ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; thực hiện cập nhật các hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên phần mềm cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật Công chứng và Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh. Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm đầy đủ theo quy định; tham gia và đóng hội phí đầy đủ.

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, hoạt động của Văn phòng công chứng vẫn còn một số sai sót, hạn chế như sau: Một số hồ sơ công chứng lập phiếu yêu cầu công chứng chung hai hồ sơ công chứng là không đúng theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Một số hợp đồng, giao dịch lưu hồ sơ không đầy đủ theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Lời chứng của một số hợp đồng, giao dịch không ghi số giấy đăng ký kinh doanh của các tổ chức tín dụng là chưa đúng theo mẫu quy định của Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2020; Một số hồ sơ sửa lỗi kỹ thuật không đúng theo quy định tại Điều 50 Luật Công chứng năm 2014; Một số hồ sơ không đánh số trang 1 của Hợp đồng ủy quyền và Hợp đồng mua bán xe không đánh số trang là không đúng theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng năm 2014; Một số Giấy ủy quyền theo quy định chỉ chứng thực chữ ký nhưng Văn phòng công chứng lại ký với hình thức công chứng Giấy ủy quyền là chưa đúng theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 và khoản 2 Điều 14 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Có hồ sơ thỏa thuận phân chia di sản không lưu giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người nhận di sản thừa kế với người để lại di sản, cụ thể là Giấy khai sinh của con ruột của người để lại di sản mà chỉ có một Giấy cam kết và Tường trình thân nhân của người được nhận di sản do Văn phòng công chứng chứng thực chữ ký vào bản tường trình nhân thân là không đúng theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Văn bản cam kết, Công chứng viên ký nhưng chưa ghi rõ họ tên và không đóng dấu của Văn phòng.

Thực hiện cập nhật đầy đủ các hợp đồng, giao dịch lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận kèm theo Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của UBND tỉnh Bình Thuận. Tuy nhiên, thời gian cập nhật đa số hợp đồng, giao dịch sau khi công chứng viên ký chứng nhận là chưa kịp thời theo đúng thời hạn quy định, có hồ sơ cập nhật trễ sau 10 ngày. Có 01 trường hợp không cập nhật lên phần mềm là chưa đúng theo quy định tại khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng năm 2014 và Điều 13 của Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12/6/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Qua kết quả thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thùy Trang rà soát, chấn chỉnh, và tiến hành ngay biện pháp khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra; tăng cường công tác tự kiểm tra, xem xét kỹ hồ sơ công chứng trước khi thực hiện, đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của thành phần hồ sơ, lưu trữ hồ sơ; xác định chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch và nội dung hợp đồng, giao dịch, lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo đúng và đầy đủ theo quy định của pháp luật. Công chứng viên cần phải nghiên cứu sâu kỹ quy định của Luật Công chứng, Bộ luật dân sự, Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Đất đai và các văn bản pháp luật có liên quan hướng dẫn thi hành Luật Công chứng để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ. Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập của pháp luật trong lĩnh vực công chứng về Hội Công chứng viên và Sở Tư pháp cũng như trong công tác phối hợp với các cơ quan chức năng tại địa phương để được xem xét, tháo gỡ, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

                                                                                   Thanh Phượng