Ngày 27/11/2019, Sở Tư pháp tổ chức cuộc họp công khai Kết luận thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động đối với 02 Văn phòng Công chứng: Đức Linh và Hoài Đức. Đây là cuộc thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động công chứng trong kế hoạch năm 2019 của Sở Tư pháp với mục đích kịp thời phát hiện những kẽ hở, bất cập của pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền biện pháp khắc phục, tháo gỡ vướng mắc trong việc quản lý nhà nước về  hoạt độngcông chứng; chấn chỉnh các sai sót, tồn tại và xử lý đối với các vi phạm của cá  nhân, tổ chức trong quá trình hành nghề công chứng. Nội dung thanh tra đối với 02 Văn phòng Công chứng là việc chấp hành pháp luật về công chứng được quy định tại Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Kết luận thanh tra nêu rõ: Các Văn phòng Công chứng trong thời gian qua đã không ngừng được hoàn thiện về cơ sở vật chất và đã giải quyết được một lượng lớn các vụ việc công chứng. Trong quá trình hoạt động các Văn phòng Công chứng đã có ý thức trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các Văn phòng Công chứng công chứng đúng thẩm quyền, nội dung của các hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Việc công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện, đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng và phù hợp với quy định của pháp luật. Công tác lưu trữ hồ sơ công chứng đã được chú trọng.

Mặc dù có những ưu điểm như trên, nhưng hoạt động của các Văn phòng Công chứng được thanh tra vẫn còn sai sót, cụ thể:

+ Văn phòng Công chứng Đức Linh

- Có đưa thêm những nội dung không cần thiết vào phần lời chứng.

- Sử dụng sai tên “thông báo về việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản”.

- Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trong trường hợp thừa kế theo pháp luật mà người yêu cầu công chứng không có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản.

- Hợp đồng thế chấp không lưu giấy tờ pháp lý của ngân hàng

- Hợp đồng giao dịch có người làm chứng nhưng trong văn bản công chứng không đưa tên người làm chứng vào.

- Hồ sơ lưu thiếu sổ hộ khẩu của 2 bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

- Đối tượng của hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất không đúng theo hồ sơ lưu trữ.

- Sổ theo dõi hợp đồng, giao dịch không ghi đầy đủ thông tin từng cột.

Trong các hành vi trên, hành vi công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trong trường hợp thừa kế theo pháp luật mà người yêu cầu công chứng không có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản vi phạm điểm đ, khoản 2, điều 12 của Nghị định số110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 (được sửa đổi tại Nghị định số 67/2015/NĐ-CP ngày 14/8/2015) của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã.

Hành vi này bị quy định là hành vi vi phạm hành chính, do đó Đoàn Thanh tra đã lập biên bản vi phạm hành chính và Chánh Thanh tra Sở đã ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính 5.000.000 đồng.

+ Văn phòng Công chứng Hoài Đức

- Phiếu yêu cầu công chứng không liệt kê những tài liệu kèm theo, không ghi thời gian nhận phiếu.

- Hợp đồng, giao dịch có người làm chứng nhưng không ghi thông tin người làm chứng vào trong nội dung hợp đồng, giao dịch.

- Còn dùng từ “Hợp đồng hủy bỏ hợp đồng…” là không chính xác.

- Hợp đồng thế chấp không lưu giấy tờ pháp lý của ngân hàng.

- Sửa lỗi kỹ thuật không đúng quy định.

 - Đại diện Ngân hàng chưa ký vào từng trang trong hợp đồng thế chấp.

 - Một số thành phần trong hồ sơ lưu trữ thông tin còn mờ, không nhìn rỏ như: bản sao chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận quyền sở hữu.

Trong các hành vi trên, hành vi sửa lỗi kỹ thuật không đúng quy định  vi phạm điểm c, khoản 1, Điều 14 Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 (được sửa đổi tại Nghị định số 67/2015/NĐ-CP ngày 14/8/2015) của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã. Hai hành vi này bị quy định là hành vi vi phạm hành chính, do đó Đoàn Thanh tra đã lập biên bản vi phạm hành chính và Chánh Thanh tra Sở đã ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính 2.000.000 đồng.

Tại cuộc họp, Giám đốc Sở Tư pháp đã yêu cầu các Văn phòng Công chứng phải rà soát, chấn chỉnh, rút kinh nghiệm, và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu ra, không để xảy ra sai phạm trong hoạt động  công chứng thời gian tới, đồng thời chỉ đạo Thanh tra Sở tăng cường công tác thanh tra, nhất là công tác kiểm tra sau thanh tra việc thực hiện Kết luận thanh tra để hoạt động công chứng đi vảo nền nếp.

                                                                                                        M. Hồng