Quán triệt một số nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung

Thực hiện Công văn số 727/HTQTCT-HT ngày 25/06/2024 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về việc quán triệt một số nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung. Theo đó, để bảo đảm an toàn đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thực hiện đúng quy trình hủy hồ sơ điện tử trong Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung, Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 1202/STP-NV2 ngày 08/7/2024 đề nghị Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo Phòng Tư pháp, UBND cấp xã triển khai một số nội dung như sau:

1. Giao Phòng Tư pháp tổng hợp các tài khoản của UBND cấp huyện, UBND cấp xã gửi Sở Tư pháp để tiến hành khoá/xoá đối với những tài khoản không hoạt động nhằm bảo đảm an toàn, tính bảo mật thông tin trong Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.

2. Việc yêu cầu hủy hồ sơ điện tử (hồ sơ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…), trong thời gian vừa qua các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương chưa thực hiện đúng quy trình và nguyên tắc theo Quy chế phối hợp số 656/QCPH-HTQTCT-CNTT-C06 và Công văn số 960/HTQTCT-HT ngày 19/7/2023 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực. Do vậy, UBND cấp huyện khẩn trương chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch cấp huyện, cấp xã nghiêm túc thực hiện các việc sau đây:

2.1. Thực hiện nghiêm, chặt chẽ, cẩn thận, đúng quy trình đăng ký hộ tịch, rà soát kỹ thông tin trước khi gửi xin cấp số định danh cá nhân để tránh sai sót dẫn đến phải hủy số định danh cá nhân. Chỉ lập đề nghị huỷ số định danh cá nhân/huỷ hồ sơ đăng ký khai sinh trên hệ thống đối với những trường hợp sau:

(i) ĐKKS sai thẩm quyền hoặc ĐKKS trái quy định pháp luật, đã được UBND cấp trên ra quyết định thu hồi, huỷ bỏ Giấy khai sinh, nội dung đăng ký khai sinh tương ứng.

Thành phần hồ sơ: Bản chụp Công văn đề nghị huỷ số định danh cá nhân gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (theo mẫu) và Quyết định thu hồi, huỷ bỏ Giấy khai sinh.

(ii) Cơ quan đăng ký hộ tịch nhập sai dữ liệu về năm sinh, giới tính

Thành phần hồ sơ: Bản chụp Công văn đề nghị huỷ số định danh cá nhân gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (theo mẫu) và Giấy chứng sinh/hồ sơ tài liệu thể hiện việc nhập sai thông tin.

Lưu ý: Về nguyên tắc, những trường hợp nhập sai năm sinh, giới tính không phải đăng ký trái quy định pháp luật, nội dung đăng ký khai sinh đã đăng ký không thuộc diện phải thu hồi, huỷ bỏ, chỉ thực hiện thủ tục cải chính số định danh cá nhân trong nội dung đăng ký khai sinh sau khi được cấp số định danh cá nhân mới.

(iii) Đã được xác định lại giới tính hoặc được cải chính năm sinh

Thành phần hồ sơ: Bản chụp Công văn đề nghị huỷ số định danh cá nhân theo mẫu và Quyết định xác định lại giới tính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền/ Trích lục cải chính năm sinh.

2.2. Trường hợp 01 công dân được cấp 02 số định danh cá nhân và trường hợp 01 số định danh cá nhân được cấp cho 02 công dân theo nguyên nhân được nêu tại Khoản 2 Điều 10 Quy chế phối hợp số 656/QCPH-HTQTCT-CNTT-C06: đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch gửi danh sách về Sở Tư pháp để tổng hợp và gửi thông tin về Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để phối hợp với Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội rà soát. Không lập đề nghị hủy khi chưa có văn bản thông báo của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.

2.3. Hồ sơ đăng ký hộ tịch khác (đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử, cấp giấy xác nhận kết hôn, đăng ký giám hộ, đăng ký nhận cha, mẹ, con) nếu có sai sót thông tin thì chỉ thực hiện việc điều chỉnh thông tin theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp.
Không lập đề nghị xóa (hủy) dữ liệu nếu không thuộc trường hợp quy định tại Điều 13 của Thông tư.

2.4. Những hồ sơ nhập sai thông tin trong quá trình số hóa sổ hộ tịch, đề nghị các địa phương tổng hợp gửi về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực xin ý kiến xử lý riêng, không lập đề nghị hủy đối với từng trường hợp trên Hệ thống./.

Thanh Tuyên