(Nguồn: Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ban hành ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025)

 Điều 17. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân

1. Căn cứ các tiêu chí quy định tại khoản 1 Điều 23 của Luật Công chứng và quy định pháp luật có liên quan, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành danh mục địa bàn cấp huyện được thành lập Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân (sau đây gọi là Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân) của địa phương mình.

2. Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh (sau đây gọi là Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh). Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh không được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

3. Việc chuyển đổi Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân (sau đây gọi là Văn phòng công chứng được chuyển đổi) thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh (sau đây gọi là Văn phòng công chứng chuyển đổi) phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Văn phòng công chứng được chuyển đổi không thuộc trường hợp tạm ngừng hoạt động hoặc bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, thu hồi giấy đăng ký hoạt động tại thời điểm đề nghị chuyển đổi;

b) Trưởng Văn phòng công chứng được chuyển đổi cam kết bằng văn bản về việc chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác chưa thanh toán và cam kết thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác khi đến hạn, trừ trường hợp các thành viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng chuyển đổi có thỏa thuận khác;

c) Các thành viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng chuyển đổi có thỏa thuận bằng văn bản về việc tiếp tục thực hiện các yêu cầu công chứng đang được giải quyết; các giao dịch khác đang thực hiện hoặc chưa chấm dứt, hủy bỏ; tiếp nhận và sử dụng người lao động hiện có của Văn phòng công chứng được chuyển đổi;

d) Văn phòng công chứng chuyển đổi có địa chỉ trụ sở trong cùng địa bàn cấp xã với Văn phòng công chứng được chuyển đổi.

4. Hồ sơ đề nghị chuyển đổi Văn phòng công chứng quy định tại khoản 3 Điều này bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị chuyển đổi Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ việc đáp ứng các điều kiện chuyển đổi quy định tại khoản 3 Điều này;

b) Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng chuyển đổi; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng chuyển đổi;

c) Dự thảo Điều lệ của Văn phòng công chứng chuyển đổi;

d) Văn bản cam kết, thỏa thuận theo quy định tại khoản 3 Điều này.

Giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

5. Công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng được chuyển đổi lập 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều này, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử về Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng được chuyển đổi đăng ký hoạt động.

6. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp xem xét, đề nghị Ủy ban nhân cấp tỉnh cho phép chuyển đổi Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp và hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

7. Việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, cung cấp thông tin, đăng báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng chuyển đổi thực hiện theo quy định tại Điều 21 và Điều 22 của Nghị định này.

8. Văn phòng công chứng chuyển đổi được hoạt động và kế thừa các quyền, nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển đổi kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động. Trưởng Văn phòng công chứng được chuyển đổi chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với tất cả khoản nợ phát sinh trước ngày Văn phòng công chứng chuyển đổi được cấp Giấy đăng ký hoạt động, trừ trường hợp các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng chuyển đổi có thỏa thuận khác.

Điều 18. Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện về trụ sở sau đây:

a) Có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;

b) Có diện tích làm việc tối thiểu là 8m² cho mỗi công chứng viên, diện tích kho lưu trữ tối thiểu là 50m²; bảo đảm các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật;

c) Trường hợp thuê trụ sở thì thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm.

         2. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ các thông tin về trụ sở của Văn phòng công chứng dự kiến thành lập trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng; nộp giấy tờ chứng minh đủ điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

Phòng Phổ biến và Quản lý vi phạm hành chính