UBND tỉnh Ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận

Ngày 26 tháng 10 năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận đã ban hành Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND về ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Quy chế này gồm 26 điều, áp dụng cho Sở Tư pháp; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; Phòng Tư pháp cấp huyện; Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận; các Sở, ngành tỉnh, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Theo đó, quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, tra cứu, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, theo đúng phạm vi, trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị. Bảo đảm an toàn, bảo mật đối với các thông tin trên Cơ sở dữ liệu. Các hoạt động quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động liên quan đến nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực. Việc nhập, sửa thông tin phải được thực hiện theo phân quyền, thông tin nhập, sửa sẽ được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong hệ thống quản lý Cơ sở dữ liệu.

Đồng thời, nội dung Quy chế cũng quy định rõ việc tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu như: Trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản và bất động sản, công chứng viên, Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức tư pháp, hộ tịch chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức tư pháp, hộ tịch kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn, tạm ngừng giao dịch thì từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn; nếu phát hiện tài sản đã được thực hiện giao dịch hoặc ủy quyền định đoạt tài sản nhưng chưa được các bên tham gia thực hiện hủy bỏ hợp đồng, giao dịch theo quy định thì tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực báo cáo Sở Tư pháp để xử lý theo quy định của pháp luật. Trường hợp nhận thấy có dấu hiệu của tội phạm thì báo cho cơ quan công an hoặc cơ quan cảnh sát điều tra nơi giao dịch để phối hợp giải quyết. Trường hợp phát sinh tình huống cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực báo cáo Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết kịp thời.

Ngoài ra, Quy chế quy định những hành vi bị nghiêm cấm như: Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao; không được cung cấp hoặc để lộ, lọt thông tin đã được phân cấp, phân quyền hoặc có hành vi khác tác động đến thông tin có trong Cơ sở dữ liệu; thay đổi quy trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu khi chưa được cơ quan có thẩm quyền có ý kiến đồng ý bằng văn bản; tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 11 năm 2021 và thay thế Quyết định số 15/2019/QĐ-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận về ban hành Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận./.

                                                                                            Lâm Hương